オールグロース税理士法人、ファイル共有をセキュアに刷新　ログ管理で組織の意識向上

　オールグロース税理士法人は、Google ドライブと連携したセキュアなファイル共有ソリューション「Cmosy Pocket」を導入した。5月13日、製品を提供する吉積情報が発表した。組織拡大に伴い、顧客とのファイル授受におけるセキュリティ統制を強化するとともに、ダウンロードログの管理によって業務の透明性を確保した。

　オールグロース税理士法人は、公認会計士や税理士、マーケターなどが在籍する専門家集団として、中小企業の成長支援を多角的に展開している。従来、ファイル共有はGoogleドライブのリンク共有やパスワード付きZIP送信を顧客の環境に合わせて使い分けていたが、手法が属人化しており、組織としての統制に限界を感じていた。重要書類を扱う士業として、一歩進んだセキュリティ体制の構築が急務となっていた。

　ツールの選定にあたっては、複数ドメインの運用や少人数組織という特性に合致するコストの合理性と、導入の容易さを重視した。他社製品では最低利用人数の制約や複雑な設定工程がネックとなっていたが、Cmosy Pocketは高いコストパフォーマンスに加え、トライアル時からマニュアルなしで設定できる手軽さが決め手となり、採用に至った。

　導入後は、Chrome拡張機能を用いてGoogleドライブ上のファイルに対して個別にリンクを発行し、認証コードを自動送信する運用へ刷新した。ファイル送信時に一律のプロセスを介することで、職員一人ひとりが適切な共有設定を常に意識する仕組みが定着し、組織全体のセキュリティ意識の底上げにつながっている。また、ダウンロードログによって「いつ・誰が」ファイルを取得したかを正確に把握できるようになったことで、納税などの期限が重要な業務において顧客の状況を推察できる安心感も醸成された。

　現在はメールだけでなく、チャットツールを用いたやり取りにおいても一貫したセキュリティレベルを維持している。今後はファイル受信機能を活用し、顧客からの資料回収を専用フォルダへ自動格納する仕組みを構築するなど、さらなる業務効率化を推進する。

　オールグロース税理士法人代表社員の安田宗一郎氏は、「士業は顧客によって連絡手段が異なることが多いが、Cmosy Pocketならどのような手段でも一貫して安全な送受信が可能だ。手軽にセキュリティを強化したい方には非常に心強いツールである」としている。

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