アデリア、請求書発行と入金消込を自動化　請求関連コストを年間100万円台に削減

　ガラス食器ブランド「ADERIA」の卸売販売を手がけるアデリアは、ラクスのクラウド型電子請求書発行システム「楽楽明細」を導入し、月約3000枚の請求書発行を自動化した。ラクスが10月2日に発表した。2024年11月には債権管理オプションも導入し、月約1000件の入金消込の約6割を自動化した。請求関連の年間コストは約250万円から約100万～120万円に減り、宛先違いなどのミスも解消した。

　アデリアは毎月約3000枚の請求書を発行しており、約7割が20日と月末の2日に集中していた。導入前は、印刷、封入、切手貼りをすべて手作業で行い、4～5人が残業しながら対応していた。締め日が土日と重なる場合には、金曜日の郵便局営業時間内に発送を間に合わせるため、営業スタッフにも作業を依頼していた。

　請求書は顧客用と社内保管用に2枚ずつ印刷し、仕分けて封入していた。件数が多いため、仕分けの過程で請求書が混在し、誤った宛先に送付することもあった。紙での郵送では送付状況を確認しにくく、郵送漏れを把握できないリスクもあった。

　入金消込も課題だった。月約1000件の銀行入金データを紙に印刷し、請求書と1件ずつ目視で突き合わせていた。振込手数料の差額も含めて金額を確認し、消込後には入金伝票を手入力していた。複数人で処理すると整合性が崩れるため、原則として1人が担当し、20日と月末に業務が集中していた。

　同社は、親会社が請求書の電子化を進めていたことをきっかけに楽楽明細を検討した。管理部部長の堀氏は、2023年10月のインボイス制度開始を見据え、請求業務の電子化を進めた。選定では、ラクスの業績の安定性に加え、営業・サポート担当者の説明の丁寧さを評価した。入金消込機能については、振込手数料の処理は可能である一方、一部の処理は難しいといった制約も率直に説明したことが、債権管理オプション導入の判断材料になった。

　アデリアは2022年12月に楽楽明細を導入し、2023年4月に運用を開始した。請求書レイアウトの設定はラクスの担当者が支援し、インボイス制度の開始前に運用を定着させた。2024年11月には、入金消込に対応する債権管理オプションを追加した。

　楽楽明細の導入により、印刷・封入のために組んでいた4～5人の体制が不要になった。請求書の印刷・仕分け工程をなくしたことで誤送付も解消し、送付日時や送付先は履歴として確認できるようになった。営業担当者も各自でシステムにログインし、担当顧客の請求書発行状況の確認や再発行を行えるようになった。

　用紙、封筒、切手、トナー、プリンターのリース代、残業代を含め、請求業務には年間約250万円がかかっていた。導入後は年間約100万～120万円に減った。電子化が難しい取引先には郵送代行サービスを利用して対応している。取引先からは、請求書の到着が早くなったとの評価も得ている。

　入金消込では、全体の約6割を自動で消し込めるようになった。振込手数料の差額は「誤差許容金額」として設定し、一括で消し込める。業界特有の値引きやリベートなど、イレギュラーな入金は個別に処理する。目視での突合が減り、特定担当者への業務集中も和らいだ。

　堀氏は「導入後は請求書発行が自動化され、計画的に業務を進められるようになったことが一番の成果だ。取引先から請求書の到着が早くなったと好評を得ているだけでなく、他部署との情報共有もスムーズになり、社内全体の利便性も向上した」と話している。

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