タクマ、ホットプロファイルで名刺管理をデジタル化 年間3600時間の業務削減
2026年2月4日23:19｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
タクマは、名刺管理・営業支援ツール「ホットプロファイル」を採用した。2月4日、製品を提供するハンモックが発表した。名刺情報のデジタル管理により、年間で約3600時間の業務削減を見込む。フリーアドレス化に伴うペーパーレス化の推進に加え、社内外のコミュニケーション基盤として活用し、営業効率の向上とグループ全体での情報共有体制の確立を目指す。
タクマは、環境・エネルギー分野のプラントエンジニアリングを手掛けるリーディングカンパニー。一般廃棄物処理プラントでは国内最多の納入実績を持ち、全国約110カ所の稼働プラントを通じて地域社会のインフラを支えている。同社は現在、長期ビジョン「Vision 2030」のもと、プラントの建設だけでなく運用や保守までを担う「ストック型ビジネス」への転換を推進している。
ホットプロファイル導入の背景には、社員数の増加に伴うオフィス環境の変化があった。同社がフリーアドレス化を進める中で、従来のように個人や部署単位で紙の名刺を保管・管理するスペースの確保が困難になった。また、紙ベースの管理では必要な顧客情報の検索に多大な時間を要し、業務効率の低下も課題となっていた。さらに、オフィス環境の変化に対応した内線電話に代わる連絡手段も必要としていた。
ツール選定にあたり、名刺の登録枚数に応じた課金体系を高く評価した。これにより固定費を抑えながら全社員にアカウントを配布できる点が決め手となった。また、機密性の高い営業スタイルに対応するため、情報を非公開に設定できる柔軟な権限管理機能も採用のポイントになった。
ホットプロファイルの導入により、同社は名刺情報の集約とデジタル化を実現した。これにより名刺を探す手間が軽減され、全社で年間3600時間の業務効率化が達成できると試算している。スマートフォンアプリの活用も進んでおり、アプリ内の同僚検索機能を内線電話帳として利用することで、社内のコミュニケーションが円滑化した。
システムの活用は、同社が掲げる中長期的な事業戦略とも深く結びついている。顧客との20年、30年と続く長期的な信頼関係を築くためには、取引情報や名刺情報の一元管理が不可欠だ。今後は、運用管理を担う子会社や関連会社を含めたグループ全体での情報共有基盤として、さらなる活用範囲の拡大を計画している。
タクマ情報システム部部長の赤江卓也氏は、プラントを建設して終わりというビジネスから、長期的な関係構築を重視するビジネスへの転換を目指していると説明する。赤江氏は「信頼関係を築くためには情報の一元管理が欠かせない。子会社や関連会社の増加を見据え、グループ全体で情報を共有・活用できる仕組みづくりが重要だ。今後もホットプロファイルを積極的に活用していきたい」としている。