ソニテック、ワークフロー刷新で申請業務を効率化　未経験から4カ月で運用体制再構築

　ソニテックは、組織運営の強化と業務効率化を目的に、エイトレッドが提供するクラウド型ワークフロー「X-point Cloud」を採用した。1月29日、エイトレッドが発表した。申請業務のペーパーレス化や基幹システムとの連携により、管理体制の刷新と二重入力の手間を大幅に削減した。

　ソニテックは1967年創業の建築資材や産業機器を扱う専門商社。2023年にLIXILグループから独立し、現在は独立系商社として全国11拠点で事業を展開している。同社では従来、Excelやメールを用いた申請業務が中心となっており、情報共有の仕組みが弱く、申請に関する情報が分散していることが課題だった。また、販売管理や会計など複数のシステムへ情報を個別に手入力する必要があり、二重登録の手間や入力ミスが発生していた。

　こうした背景から、ソニテックはさらなる業務改善を推進するためにX-point Cloudの導入を決めた。しかし導入過程において、長年システム運用を担っていた前任者が急遽退職し、十分な引き継ぎができないまま未経験の担当者が運用を引き継ぐ事態に直面した。

　この状況を打開するため、同社はエイトレッドが開催するオンライン自習イベント「もくもく会」を積極的に活用した。同イベントは、申請書の作成や設定作業を進めながら、バーチャルオフィスに常駐する製品担当者にその場で質問できる仕組み。未経験の担当者はこの場を通じて学習を重ね、わずか4カ月で製品知識を習得。短期間で運用体制の再構築に成功した。

　現在、ソニテックでは全社員がX-point Cloudを利用しており、年間約2600件の申請業務が行われている。導入後は乱立していた申請書やフォルダが整理・統合され、管理体制が大幅に改善された。社員番号との紐付けにより、申請状況を即座に可視化できる情報基盤としても機能している。

　さらに、習得したノウハウを活かしてAPI連携やCSV出力を実装し、他システムとのデータ連携も実現した。承認データをAPIやRPA経由で基幹システムへ自動連携させる仕組みを構築したことで、二重入力の手間とヒューマンエラーを解消。業務効率化と強靭な組織運営の両面で成果を上げている。今後は、構築した情報共有基盤をさらに活用し、スピーディーな経営判断につなげていきたい考えだ。

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