良秀会グループ、電子請求書の受領代行で属人化解消　回収業務を95％以上自動化

　大阪府で医療・介護サービスを展開する医療法人良秀会グループは、バックオフィス業務の標準化と効率化を目的に「バクラク受領代行」を採用した。3月3日、バクラクを提供するLayerXが発表した。従来、特定の担当者に依存していた電子請求書の受領業務を95％以上委託することで、事務負担の軽減と月次処理の早期化につなげている。

　良秀会グループは、大阪府高石市に本部を置き、急性期医療から回復期医療、人工透析、在宅介護まで幅広く手掛ける地域密着型の医療法人だ。同グループのバックオフィス部門では、サプライヤーごとに異なるWebサイトやポータルから電子請求書を取得する作業の煩雑さが課題となっていた。

　これまでは、各サイトのIDやパスワードをExcelで管理し、特定の職員が都度ログインしてダウンロードを行う必要があった。取得の進捗管理も複雑で、特定の担当者しか各サイトの仕様を把握していない「属人化」が発生。担当者不在時のリスクや、特定の人物のスケジュールに業務が依存してしまう状況からの脱却が急務となっていた。

　こうした課題を解決するため、良秀会グループはバクラク受領代行の導入を決めた。選定にあたっては、あらゆる電子受領形式に対応できる点に加え、AIによる即時処理とオペレーターによる確実な代行を組み合わせることで担保される、品質の高さが決め手になった。

　バクラク受領代行は、紙やPDF、パスワード付きファイル、Webダウンロード形式など、多様な形式の請求書受領を代行し、データ化から原本保管までを一括で担うサービスだ。AIが宛名照合やデータ抽出を行い、オペレーターが画像品質や項目の整合性をクロスチェックする仕組みを備えている。

　導入の結果、ログイン情報を一度登録するだけでAIとオペレーターが自動で請求書を取得するフローが確立された。これにより、電子請求書受領業務の95％以上を外部委託できるようになり、職員は複雑なログイン作業やダウンロードの手間から解放された。特定の担当者に依存することなく請求書の回収が完了するため、業務の標準化が実現し、以前よりも前倒しで進捗する体制へと移行した。

　また、同グループでは仕訳や支払表の作成についても、Excel入力から「バクラク債務管理」へ移行した。AIによる自動仕訳や、会計ソフトとの連携機能を活用することで入力ミスが減少し、バックオフィス全体の工数削減による月次決算の早期化も果たしている。導入後は、電子受領代行への移行進捗が可視化されるようになり、具体的な効果を確認できている。

　良秀会グループ事業支援本部経理課の刑部氏は、バクラク受領代行の導入により、複雑な業務を丸ごと手放すことができたと話す。属人化が解消されたことで、医療や介護サービスを支えるバックオフィスの基盤強化につながったとしている。

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