JPロジスティクス、ワークフロー統一で申請フォームを70本に集約　月500件を自動化

　JPロジスティクスは、社内ワークフローシステムにkickflowのクラウドワークフロー「kickflow」を採用した。9月1日、kickflowが発表した。2023年の事業統合に伴い併存していた旧システムを統一し、数百本超におよんでいた申請フォームを約70本に集約した。基幹システムとのAPI連携により、月500件を超える定型申請の処理も自動化した。

　日本郵便グループで企業間物流を手がけるJPロジスティクスは、2023年の事業統合・合併を経て現在の体制となった。急速な統合が進む中、規程や運用ルールが個別に残った状態となっていたことに加え、旧システムが併存していたため、購買稟議や経費精算、押印申請などの申請業務が二重運用になっていた。

　従来利用していたオンプレミスのスクラッチ開発システムは、条件分岐や経路の集約が難しく、条件や承認段階の組み合わせごとに経路マスタを作成する必要があった。制度変更や組織改正のたびに経路マスタが増加・複雑化し、申請フォームが数百本超に膨張していたほか、他システムとの連携が難しく手作業が発生していたことが課題となっていた。

　全社的なクラウド推進方針のもとでSaaS製品を比較検討した結果、JPロジスティクスはkickflowの採用を決めた。スクラッチ開発システムと同等の柔軟な経路・フォーム設計機能を備えている点や、組織改編の先日付登録ができる点を評価した。APIやWebhook連携、シングルサインオン（SSO）を標準提供している点や、直感的で分かりやすいユーザーインターフェース（UI）も選定の決め手となった。

　構築にあたっては、人事・総務部が現場の運用設計を担い、情報システム部が技術面や開発標準の策定を担当。自由度の高い設計において属人化を防ぐため、経路の組み方やコード命名の基準を定めた独自規約を作成し、一貫した品質を維持しながら進めた。

　kickflowへの移行により、支店コードをマスタから呼び出して同一フォームで承認チームを動的に割り当てられるようになり、数百本超あったフォームを約70本へ集約した。また、基幹システムとAPIで連携してチケットを自動生成し、承認ステータスをWebhookで通知する仕組みを構築したことで、決裁後の後続処理を自動化。月500件以上発生する定型申請の作業工数を削減した。さらに、LINE WORKSとの連携により外出先からの承認作業も可能となり、決裁スピードの向上につながっている。

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