JR九州エージェンシー、4000件超の契約書を電子化　管理工数250時間削減へ

　JR九州エージェンシーは、契約書のペーパーレス化と管理体制の効率化を目的に、契約管理クラウド「TOKIUM契約管理」を採用した。3月17日、同製品を提供するTOKIUMが発表した。4000件を超える契約書を電子データ化して一元管理することで、条文確認にかかる年間250時間の工数削減とガバナンスの強化を目指す。

　JR九州グループの総合広告代理店として交通広告などを幅広く手がけているJR九州エージェンシーでは、広告業務の特性上、クライアントやメディア、制作会社といった多様な取引先との契約が頻繁に発生する。管理対象の契約書は4000件以上に達しており、従来、これらの契約書の多くを紙媒体で管理していた。そのため、契約内容の確認が必要になるたびに保管場所から書類を捜索し、膨大なページから必要な条文を見つけ出す作業に多大な手間を要していたという。また、既存の契約書が最新の法改正に準拠しているかを確認する作業も負担となっており、社内の契約管理体制に合わせた情報の抽出や、検索性を向上させる仕組みの構築が急務となっていた。

　TOKIUM契約管理の採用にあたっては、紙の契約書をTOKIUMへ送付するだけで、スキャンによるデータ化から原本保管までを一括して代行してもらえる点を高く評価した。自社で電子化作業を行う必要がなく、現場の負担を抑えて導入できることが最大の決め手になったという。

　機能面では、データ化された契約書の全文検索が可能な点に加え、AIによる特定項目の自動抽出、基本契約と個別契約の親子紐付け管理、フォルダごとの閲覧権限設定などが標準装備されている点を評価した。これらにより、同社の複雑な運用に合わせた柔軟な管理が可能になると判断した。

　TOKIUM契約管理の導入により、これまで契約書の捜索や保管に費やしていた業務工数は大幅に圧縮される見通しだ。特に、契約書の確認作業については年間で250時間の削減を見込んでいる。また、反社会的勢力排除に関する条項の有無などを即座に確認できる環境を整えることで、全社的なコンプライアンス遵守とガバナンスの強化も図る。

　JR九州エージェンシー経営企画部課長の松本聡之氏は、「今後は検索機能やカスタム項目を活用し、契約の締結状況だけでなく、下請法への準拠といったコンプライアンス面の確認体制も強化し、担当者が本来注力すべき業務に時間を使える環境を整えていきたい」としている。

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