森山記念病院、mfloowで入退職手続きの属人化を解消　年間約200人分をチームで

　東京都江戸川区の森山記念病院は、マイクロニティのAI業務改善プラットフォーム「mfloow」を導入し、年間約200人に上る入退職者の手続きや、産休・育休の手続きの属人化を解消した。手続きの進捗と手順を見える化し、特定の担当者に集中していた業務を複数人で分担・引き継げる体制に移行した。産休・育休の申請業務の工数は約2割減った。人事労務で定着した運用を、月次の会計業務など経理領域にも広げ始めている。11月4日、マイクロニティが発表した。

　森山記念病院は脳神経外科を中心に江戸川区の地域救急医療を担う地域中核病院で、病床数は312床、職員はパート・非常勤を含めて約1400人に上る。看護師をはじめ職員の入れ替わりが多く、入職・退職はそれぞれ年間約100人に上る。約10人のバックオフィスがこうした人事労務の手続きのほか、行政とのやりとりや施設・車両の管理まで担っている。

　入退職や産休・育休の手続きは、もともと2人で担当していたが、1人が退職して担当者1人に集中していた。人事労務システムのSmartHRで申請や書類のやりとりは電子化していたものの、部署をまたいで進める業務が多く、誰がどこまで進めたかが見えなかった。申請漏れがないか、担当者が何度も確認する必要があった。

　法人としてDXを進める方針があり、人が少なくても回るバックオフィスを目指して、トライアルを経てmfloowを選んだ。進捗をフローチャートで確認でき、止まっている理由をコメントで残せる点に加え、テンプレートが豊富で、本来やるべきだったのに手が回っていなかった業務も洗い出せる点を評価した。運用しながら手順を追加して改善しやすいことや、各手順にマニュアルをひも付けて教えやすいことも決め手になった。導入後はマイクロニティの担当者が伴走してフローを作った。

　導入後は、入退職や産休・育休の手続きをフローで管理し、対象職員ごとに、誰がどこまで手続きを進めたかを一目で把握できるようになった。産休・育休だけで約40本のフローを動かしており、同じ確認を繰り返す必要がなくなった。以前は階層の深いフォルダーからExcelのマニュアルを探していたが、各手順にマニュアルをひも付けたことで、担当者以外のメンバーも同じ手順で手続きを進められるようになった。マニュアルの登録時にはAIが説明文を作る機能も使っている。年に1回しかない業務もフローにしておけば、前年の手順をたどれる。

　事務長の後押しもあり、mfloowで業務を型にする取り組みは月次の会計業務にも広がっている。今後は年次の決算業務や毎月の定例業務にも対象を広げ、事務局全体で業務の標準化を目指す。手続きにかかる時間を減らした分、入職者へのフォローや退職理由のヒアリングなど、職員と直接向き合う時間を増やしたい考えだ。

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