テクノツリー、SmartDrive Boxで運転者管理を効率化　登録工数を約10分の1に

　マニュアル制作やITソリューションを手がけるテクノツリーは、スマートドライブの書類管理システム「SmartDrive Box」を導入し、マイカーと一部の営業車の運転者管理をシステム化した。Excelと手作業による属人的な管理をやめ、従業員の書類登録にかかる時間を10～20分から1～2分に短縮した。期限管理も容易になり、見えていなかったリスクも把握できるようになった。11月2日、スマートドライブが導入事例として公開した。

　テクノツリーは設立30年目の企業で、自動車のマニュアルや作業工程手順書の制作から事業を始め、約10年前からはITを使って現場の技術継承や効率化を支援する事業も展開している。従業員は約200人で、兵庫県の本社や岐阜の拠点を中心にマイカー通勤者が約60人、全国の拠点などで営業車を使う従業員が約120人いる。

　導入前は、運転免許証や任意保険、車検証のデータをすべてExcelで管理していた。従業員がパスワード付きのメールで書類の画像を送り、担当者1人が目視で確認しながらExcelに入力し、グループウェアの掲示板で共有していた。完全な手作業のため属人化が進み、確認漏れは法令違反につながるおそれがあった。古い書類や期限切れの書類が提出されるヒヤリハットも起きていた。電子車検証では、フロントガラスの検査標章を撮影して送ってもらうなど手間がかかっていた。

　同社は以前、他社の通勤登録システムでOCRの読み取り精度が低く、手入力が必要になり従業員の負担が増えた経験があった。展示会でスマートドライブのシステムの説明を聞いて分かりやすさを評価し、コストや管理者・従業員の手間の削減効果、導入のハードルの低さのバランスが自社の規模に合うと判断した。電子車検証の登録が画像1枚で済む点も評価した。検討時には対応していなかったバイクの登録機能が導入時には使えるようになっており、機能改善の速さにも驚いたという。

　導入後、従業員はスマートフォンでURLを読み込み、書類を撮影して送信するだけで登録できるようになった。登録画面は1回のスクロールで完結する構成で、入力に迷う要素が少ない。管理者側では、OCRで読み取った内容をスマートドライブが目視でチェックして返す体制や、権限設定で担当者以外が個人情報を見られないようにできる点を評価している。期限が近づくと通知が届くため、自ら確認しに行く必要もなくなった。引っ越しに伴う車検証の住所の書き換えの不備を画像で見つけるなど、これまで見えていなかったリスクも把握でき、管理者と従業員のコンプライアンス意識が高まったという。

　今後はリース車両の保険管理や期限設定もSmartDrive Boxで扱い、本社での一括管理に活用範囲を広げたい考えだ。将来はレンタカーの管理も取り込み、属人性を排した管理体制の構築を目指す。

ニュースソース