日進製作所グループ、ワークフロー活用で問い合わせ窓口一元化　外部ツール連携で自動化推進

　日進製作所グループは、エイトレッドのワークフローシステム「X-point Cloud」を活用し、社内の問い合わせ窓口を一元化した。9月17日、エイトレッドが発表した。Power Automateを介した外部ツール連携や生成AIの活用により、Teams通知やRedmineへのチケット起票を自動化し、起票漏れの防止と対応状況の可視化を進めている。

　日進製作所グループは1946年創業の自動車・オートバイ用エンジン部品や工作機械などを手がける精密加工メーカー。同グループでは全社的な業務改善とデジタルトランスフォーメーション（DX）推進の初期施策としてワークフローシステムの整備を進めていた。

　従来、IT部門への問い合わせは電話や内線、ビジネスチャット、電子メール、口頭など多様な経路に分散しており、対応状況の把握が困難になっていた。また、交通事故報告などの各種業務において同一内容の再入力や転記ミスが発生し、基幹システムへの登録作業に手間を要していた。さらに、対応チケットの起票を手作業で行っていたため入力負担が大きく、起票漏れが生じていたという。

　こうした課題を解消するため、同グループはX-point Cloudを採用した。選定にあたっては、社員の平均年齢が高い組織でも親しみやすく定着しやすい運用が可能な点に加え、現場の要望に応じてIT部門が容易にフォームを作成・追加できる内製化のしやすさを評価した。さらに、Microsoft TeamsやRedmine、Power Automateといった外部ツールや生成AI（Copilot）と柔軟にシステム連携でき、ワークフローを起点とした業務自動化に対応できる拡張性を備えている点も決め手となった。

　新体制では、分散していた社内問い合わせ窓口をフォームへ一元化し、受付状況や対応履歴の可視化を図った。FAQへの誘導や画像添付機能を組み合わせることで、現場での自己解決や迅速な初動対応を促している。また、関連書類機能やクエリ機能の活用により、転記作業の削減と基幹システムへの登録効率化を図った。加えて、X-point Cloudで承認依頼が進むとWebフックを送信し、Power Automateを連携ハブとしてTeamsへの通知やRedmineへのチケット自動起票を行う仕組みを構築した。X-point CloudのAPIで取得した書類データは、JSON形式のままでは読みにくいため、生成AI（Copilot）で人が読みやすい文章に整形した上でRedmineに起票する。これにより、起票漏れの防止と対応品質の向上につなげている。

　社内では愛称「申三郎」として定着が進んでおり、業務でPCを利用する約800人が75種類のフォームを活用しているという。

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