大分銀行、POWER EGGで紙の稟議をほぼ廃止　約10年で業務基盤に定着

　大分銀行は、文書管理システムの更改を機に2017年1月に導入したディサークルの統合型グループウェア「POWER EGG」の活用範囲を広げ、全行の業務基盤として定着させた。ワークフローで稟議書や申請書を電子化して紙の回覧をほぼなくし、決裁までの時間を短縮した。現在は約450のワークフロー申請フォームを運用しており、Webデータベースは年度ごとの切り替え分を含めて延べ約2400を作成した。生成AIの活用にも取り組む。11月6日、ディサークルが導入事例として発表した。

　大分銀行は1893年創立の地方銀行で、大分県内外に93の本支店・出張所を持つ。同行では、金融機関特有の紙文化から脱却してペーパーレス化を進め、デジタル化で決裁のスピードを上げたいという意識が以前からあった。2010年代前半は勘定系システムの更改を控えて手が回らなかったが、行内の規程やマニュアルを管理する文書管理システムのサポート終了を機に、その更改と合わせて業務改革に着手した。

　2製品を比較し、ワークフローと文書管理を一つのパッケージで実現でき、コストを抑えられる点を評価してPOWER EGGを選んだ。カスタマイズなしで必要十分な機能を備え、誰でも簡単に申請フォームを作れる操作性や、Webデータベースとグループウェアの機能も備え、将来の活用拡大が見込める点も決め手になった。現在はグループウェアとWebデータベースを2870ライセンス、ワークフローを2400ライセンスで利用している。

　導入前は稟議書や申請書を紙で回覧し、申請番号の採番や印刷、控えのコピー、ファイリングなど多くの付帯業務が発生していた。過去の書類は書庫から手作業で探す必要があった。導入後は紙の回覧がほぼなくなり、付帯業務も減った。POWER EGG導入後の稟議書や申請書は、自席のパソコンで検索できる。支店と本部、本部と事務センターの間を社内便で運んでいた稟議書もリアルタイムで送れるようになった。稟議書がどこで止まっているかが一目で分かるため、途中で滞ることもなくなった。フリー入力の稟議書と報告書だけで年間約5,000件の申請があり、定型フォームを含めるとその数倍に上る。

　Webデータベースは、本部と営業店のやりとりの効率化や業務の進捗管理、研修の申し込みなどに使っている。事務ミスの報告はワークフローで申請し、承認された内容がWebデータベースに登録され、店舗別や原因別に集計して分析に生かす。法制度への対応など長期に及ぶ案件では、掲示板の周知文書や稟議書などの関連情報を一つのWebデータベースにまとめ、必要な情報にすぐたどり着けるようにした。グループウェアは各業務システムへの入り口となるポータルとして定着し、従来使っていた別のグループウェアからの移行も進んだ。新たに構築するシステムもPOWER EGGから連携する形が標準になっている。

　同行は人材不足が進むなかで、営業面や事務面でのAIの実用化に全行で取り組んでいる。POWER EGGの画面から、生成AIのページや法人営業・融資推進に役立つプロンプトに移動できるようにした。今後は、約10年分の蓄積データをAIで活用することも検討する。ワークフローの申請データを分析して定型化できる業務を洗い出すことや、事務ミスのデータから潜在的なリスクを見つけることなどを想定している。

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