イオンマーケティング、全契約書のデータ化で管理を脱属人化 更新漏れリスクを低減
2026年1月22日11:31｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
イオンマーケティングは、全社横断での契約書管理の効率化と属人化の解消を目的に、Sansanの取引管理サービス「Contract One」を採用した。1月22日、Sansanが発表した。創業以来の全ての紙の契約書をデータ化し一元管理することで、検索性を向上させたほか、更新管理の精度を高め、意図しない自動更新などのリスクを抑制した。
イオンマーケティングは、共通ポイント「WAON POINT」サービスの運営やID-POSデータを活用したマーケティング支援などを手がける企業だ。2009年に設立され、2025年12月時点の従業員数は212人である。同社ではWAON POINT加盟店との施策協業や広告サービスの展開にあたり、多様な取引先と多数の契約を締結している。
従来、同社では契約書の原本をキャビネットや倉庫に保管し、部署ごとに作成した「契約管理表」で更新期限などを管理していた。しかし、全社横断での一元管理ができておらず、事業部門の担当者が契約内容を確認する際には、膨大な書類の中から該当する契約書を探し出し、一つひとつ中身を確認する作業が発生していた。また、契約更新時期を把握する仕組みが発展途上で属人化していたため、更新漏れや意図しない自動更新を回避するための体制整備が課題となっていた。
そこで同社は、契約書の一元管理による検索性の向上と、属人化の防止を目指してContract Oneを採用した。採用にあたり、創業以来の全ての紙の契約書をデータ化し、全社共通の管理体制を構築した。基本契約書と覚書などの関連する書類が自動でひも付けされるため、各担当者が業務に関連する契約情報を容易に把握できるようになった。
Contract Oneの活用により、業務効率は向上している。全文検索機能や生成AIを活用した文章内検索機能により、法的文書に不慣れな事業部門の担当者でも、必要な取引条件を迅速に確認できるようになった。これにより、契約書の確認に要していた時間を、取引先との交渉といった付加価値の高い業務へ振り向けることが可能になった。また、テレワーク環境や出張先からもクラウド上で契約書を確認できる体制を整えた。
リスク管理の面では、期限通知機能を活用することで契約更新の精度が向上した。更新時期が近づくと自動でアラートメールが送信されるため、担当者の異動や退職があった場合でも確実に更新期限を検知できる。これにより、余裕を持って契約内容の見直しや交渉を進められるようになり、業務の安定性が高まっている。
イオンマーケティング総務部の担当者は、「多様な事業を展開するにあたり、契約書を探し出す場面が多く、属人的な管理に課題を感じていた。Contract Oneにより一元管理と検索が容易になり、契約期限アラートで更新業務の精度も高まった。直感的な操作性は現場でも高く評価されている。今後は電子契約の推進も含め、契約業務のDX化を一そう進めていきたい」と話している。