ボルテックス、契約管理のデジタル化でガバナンス強化　1万5000件を一元管理

　ボルテックスは、契約管理の効率化とガバナンス強化を目的に、TOKIUMが提供する「TOKIUM契約管理」を採用した。5月7日、TOKIUMが発表した。約1万5000件にのぼる契約書の電子化と一元管理を進め、コンプライアンス体制のさらなる高度化を図る。

　ボルテックスは、都心のオフィスビルをフロアごとに販売する「区分所有オフィス」を核とした資産形成コンサルティングを展開している。物件ごとにオーナーとの管理委託契約や賃貸借契約が発生するため、膨大な数の契約書を管理する必要があった。また、不動産業界特有の商習慣として覚書による条件変更が多く、現行の契約条件を確認するたびに外部倉庫から紙の契約書を取り寄せる手間が業務上の課題となっていた。

　TOKIUM契約管理の採用にあたっては、紙の契約書を送付するだけでスキャンからデータ化、原本保管までを一括で代行できる点を評価した。加えて、自社の管理規程に合わせて柔軟に運用を設計できる機能も決め手となった。

　導入により、現場の担当者は倉庫から原本を取り寄せることなく、PC上で瞬時に契約条件や変更履歴を確認できるようになった。今後は、覚書を含む履歴管理の徹底による確認漏れの防止に加え、反社条項やリース関連条項といった重要条項を全社横断でチェックできる体制を構築し、全社的なガバナンス強化を推進する。

　ボルテックス財務経理本部会計課の工藤美紀氏は、「紙の契約書を送るだけで電子化できるため、現場に負担をかけずに始められる点が魅力だった。今後はコンプライアンス面のチェック体制も強化していきたい」としている。

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