クリアックス、規程管理基盤を刷新　労使協定の対応時間を年間150時間削減

　クリアックスは、KiteRaが提供する社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を採用した。9月8日、KiteRaが発表した。多拠点で展開するカラオケやホテル事業の規程管理や労使協定（36協定）の締結・届出業務を電子化し、人事部門の業務負荷軽減とコンプライアンス体制の強化を図る。年間の協定対応時間を約150時間削減した。

　クリアックスは「カラオケルーム歌広場」や温泉旅館・ホテル「伊東園ホテルズ」を中核事業とするクリアックスグループの本部機能を担っている。グループでは深夜や休日を含む多様な勤務形態への対応が求められる一方、店舗やホテルの立地地域による採用難や従業員の高齢化などから、各事業や地域の実情に応じた労務管理体制の整備が課題となっていた。

　同社人事部では、限られた人員で各種規程の改定や年次の36協定締結・届出に対応していた。従来は規程の編集を文書作成ソフトや表計算ソフトで行い、各拠点へメールで送付していた。意見書や36協定関連書類は各拠点から郵送で回収し、所轄の労働基準監督署へ郵送して保管する運用だったため、約120拠点とのやり取りに多大な工数を要していた。主担当だけでは対応しきれず、他の部員に応援を依頼する状況だった。

　また、紙や郵送の運用では各拠点の進捗状況を把握しにくく、店舗へ電話確認を行う手間も発生していた。社員が常駐していない店舗もあり、確認に時間を要していた。こうした背景から、一連の業務を電子化して少人数でも運用可能な基盤を整えるため、KiteRa Bizの導入を決めた。

　KiteRa Bizの稼働により、拠点ごとの対応状況を画面上で一元的に把握できるようになり、未対応拠点への通知も可能となった。郵送や回収、進捗管理をシステム上に集約した結果、36協定の届出対応にかかる時間を年間約150時間削減し、郵送物も30〜40通程度まで削減した。印刷や郵送費用、保管負担の軽減に加え、届出漏れや遅延の防止といった労務リスクの低減にもつながっている。

　さらに、新旧対照表の自動生成機能を活用することで、役員への規程改定報告が円滑になったほか、規程の雛形や文章補正機能により、経験の浅い担当者でも規程作成が進められるようになり、業務の属人化解消も進んだ。

　今後は、法改正情報の収集や専門家との連携強化、従業員への規程周知などに活用を広げ、規程の実効性向上とコンプライアンス対応を推進する。クリアックス人事部次長の川島達氏は、「各拠点の進捗を随時確認できるようになり、連絡や印刷・郵送の対応が大幅に減った。今後は法改正への対応などにも取り組み、従業員が安心して働ける環境づくりを進めたい」としている。

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