コスモスイニシア、シェアオフィス運営で「Re:lation」採用　月225時間削減

　コスモスイニシアは、シェアオフィス「MID POINT」の運営業務において、インゲージが提供するコミュニケーションプラットフォーム「Re:lation」を採用した。9月8日、インゲージが発表した。問い合わせ対応状況の可視化により対応漏れを解消し、月間約225時間相当の業務効率化につなげた。

　コスモスイニシアが運営するMID POINTでは、月間最大2000件の問い合わせに対し、バックオフィスチームと施設運営チームが対応している。従来は一般的なメールソフトを使用していたが、共有アドレス運用に伴うメール仕分けの手間や、担当者の特定が困難なメールが全員に転送される構造が課題となっていた。受信メールを手作業で割り振る作業が頻発していたほか、対応状況をリアルタイムに把握できず、対応の漏れや遅れのリスクを抱えていた。また、社内確認に複数のツールを併用していたため、情報共有や進捗確認に多くの工数を要していた。

　こうした課題を解決するため、複数の他社システムと比較検討した結果、Re:lationの採用を決めた。直感的に扱える見やすく分かりやすい画面デザインに加え、私用端末からのアクセス制限やフォルダごとの表示権限設定など、外部委託スタッフを含む50人規模で安全に運用できるセキュリティ要件を満たしていた点を評価した。

　導入にあたっては、現場メンバーの意見や社内ルールを集約し、実際の業務に即したルール設計を進めたことで、円滑な移行と運用の定着を図った。

　同システムの導入により、バックオフィスチームにおいて月間約225時間相当の業務効率化を達成した。対応状況が可視化されたことで、導入後の集計期間において対象窓口での対応漏れゼロを達成した。案件ごとの社内連絡もRe:lation上で完結できるようになり、ツールをまたぐ確認の手間を低減。さらにテンプレートの活用により、外部委託スタッフを含めた顧客対応の品質を均一化し、チーム全体の業務標準化にも寄与している。

　今後は、拠点の拡大に合わせて業務標準化の基盤として活用を広げるほか、他部署への展開やAI機能の活用も検討していく。

ニュースリリース