ベストライフ、規程管理の効率化で1規程の作業7割削減 多拠点ガバナンス基盤を構築
2026年6月1日18:29｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
ベストライフは、従業員支援制度の整備や運用を支えるガバナンス基盤の構築を目的に、社内規程DXサービス「KiteRa Biz」を採用した。5月28日、同サービスを提供するKiteRaが発表した。導入によって特定の担当者に依存していた管理体制からの脱却が進み、1規程あたりの作成や改定に関わる作業時間を約70％削減した。今後は19施設、約900名の従業員に向けた情報共有を進め、人材定着につながる職場環境の整備を目指す。
山口県下関市を拠点とするベストライフは、創業から20年以上にわたり、地域に根ざした介護サービスを提供している。同社では、介護業界で働く従業員が安心して働き続けられる職場をつくるため、ウェルカム休暇をはじめとする福利厚生や、資格取得時の費用補助、研修制度といった多様な従業員支援制度の拡充を進めてきた。
一方で、人事労務の担当部門が長らく少人数体制であったため、入退社への対応などに追われ、制度の根幹となる就業規則や各種規程を一元管理して運用する体制づくりに課題を抱えていた。従来は文書作成ソフトや表計算ソフトを用いて規程を作成していたが、担当者によって文言や体裁にばらつきが出やすく、条番号や参照箇所のずれ、表記ゆれの確認に多くの時間を要していた。これにより、規程改定時の作成や確認作業が大きな負担となり、リスクヘッジや規程の妥当性を確保することが難しくなっていた。また、改定した規程を多くの現場へ正しく周知し、確実に運用していくための情報共有体制の構築も求められていた。
こうした背景から、同社はコンプライアンスやリスク管理も含めた多拠点運営における一体的なガバナンス体制を整えるため、KiteRa Bizの導入を決めた。新規担当者が作成した規程を既存担当者が確認する流れを構築できるため、複数人で規程管理を進めやすい体制が整い、属人化の解消につながる点を評価した。また、法改正情報や規程雛形をシステム上で参考にできるため、ゼロから作成する負担を減らしながら、自社に合った内容の検討や妥当性の確保、リスクヘッジが容易になる点も採用のポイントとなった。
活用の成果として、導入から約3カ月の時点で条番号の調整や新旧対照表の作成などの負担が軽減され、1規程あたりの対応時間を約70％削減した。細かな正誤確認や調査に追われる時間が減ったことで、社内会議で新しい制度の導入が議題に上がった際にも、すぐに関連情報を確認して担当者へ検討を依頼できるようになり、現場での運用検討や新しい制度の設計自体に注力しやすい環境が整った。さらに、カスタマーハラスメント対策など、リスク管理部をはじめとする他部署が作成するルールについても体裁を整えて一元管理できるようになり、組織全体の規程の妥当性向上に寄与している。
今後は、規程や最新のルールをシステム上で一元的に残し、関係者がいつでも確認できる状態を整える。現在は各施設へ冊子を配ることで周知しているが、今後は個人単位での閲覧環境の整備を通じて、各種制度が必要な人に正しく届く仕組みづくりを進める。また、介護現場で使用される膨大な業務マニュアルや手順書についても、将来的に同システム上で整理・管理していくことを検討している。
ベストライフ事業本部本部長の阿部氏は、社内規程は会社のルールを定めるものだが、単なる文書管理ではなく、会社の考え方や判断基準を現場に届けるための重要な基盤だと捉えていると語る。導入により、複数の担当者が同じ環境で規程を確認し、意見を出し合いながら進められるようになり、建設的なコミュニケーションが生まれやすくなったとし、現場で迷いなく運用できる状態を整えることが、コンプライアンスやリスク管理を含めたガバナンス強化につながると話している。