マツダ、情報発信システム統合で広報業務を効率化　社内180窓口のフォーム運用にも活用

　マツダは、広報領域における能動的な情報発信の強化や社内業務の効率化を目的に、メール配信システム「WEBCAS e-mail」およびアンケート・フォーム作成システム「WEBCAS formulator」を採用した。5月28日、同システムを開発・提供するWOW WORLDが発表した。すでにブランドイメージの統一や配信業務の省力化といった具体的な導入効果が出ており、現在は広報以外の幅広い業務領域でも活用が進んでいる。今後は、長年培った運用基盤をベースに、さらなる業務改善と柔軟なコミュニケーションの実現を目指す。

　国内外に向けて多角的に自動車の開発や販売を展開するマツダは、自社の最新情報をより確実かつタイムリーに届けるため、2020年に専用のニュースリリースサイト「MAZDA NEWSROOM」を開設した。同サイトはメディア関係者を中心に多くの読者を抱えており、安定した情報流入を支える配信環境の整備が求められていた。また、年間約100件におよぶリリースの発表に伴う作業負荷の軽減や、全社的に発生する多種多様なアンケート受付業務の標準化も課題となっていた。

　システムの選定にあたっては、大量高速配信を支える安定した性能に加え、高度なセキュリティ環境と直感的に扱える操作性の高さを評価した。特に、自社のロゴやコーポレートカラーを反映したHTMLメールを容易に作成できるエディタ機能や、ブランドイメージの統一に欠かせないテンプレート登録の利便性を高く評価した。また、20年以上にわたる継続利用を支えてきたベンダー側の手厚い安心サポート体制も、採用時および長期的な運用の大きなポイントとなった。

　現在の具体的な活用内容として、広報領域では日本語版と英語版の画像付きHTMLメールでニュースリリースの配信を実施している。システム内に登録した専用デザインのテンプレートを活用することで、年100件規模の配信業務を効率化することに成功した。また、アンケート・フォーム作成システムについては現在、全社で180ものフォームの作成や運用に活用されている。各種イベントの応募受付をはじめ、顧客向けおよび従業員向けの意識調査など幅広い用途で導入されており、技術的な専門知識がない現場の担当者でも簡単にWebフォームを構築できる体制が整った。

　今回のシステム導入により、マツダはブランド価値の毀損を防ぐ強固なガバナンスと、現場の要求に迅速に応える機動性を両立させた。今後も同社は、双方向コミュニケーションの基盤として活用範囲を精査・拡大していく方針だ。エンドユーザーや従業員への利便性提供と業務目標の達成を両立し、持続可能な情報発信体制の強化を推進していく。

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