ジェイアール東海コンサルタンツ、バクラクで請求書処理を自動化　月次決算を1営業日短縮

　ジェイアール東海コンサルタンツは、請求書処理と支払申請業務の自動化を目的に、業務効率化AIエージェントサービス「バクラク申請」と「バクラク請求書受取」を採用した。7月8日、バクラクを提供するLayerXが発表した。電子帳簿保存法に準拠したペーパーレス運用の推進とAI機能の活用により、経理課の体制をスリム化しながら月次決算の期間を短縮した。

　ジェイアール東海コンサルタンツは、JR東海グループの建設コンサルタント・建築設計事務所として、リニア中央新幹線や東海道新幹線などの土木建築施設を中心に、調査、計画、設計、監理などを手がけている。約500名規模の組織運営に伴い、毎月400件前後の請求書や支払申請を処理している。

　導入前の背景として、毎月受領する請求書の約6割が紙で届いており、担当者が1件ずつPDF化してシステムへ添付し起票した上で、紙の原本にはハンコを押印して保管するという二重の作業が発生していた。その上で、既存システムが電子帳簿保存法に対応しておらず、ペーパーレス化が困難な状況だった。さらに、従来のシステム環境では前月以前の伝票をコピーして起票することができず、毎月手作業かCSV読み込みで伝票を作成していた。請求書情報の確認や入力、支払申請の作成に多くの時間を要しており、月次決算の早期化に向けた課題となっていた。

　こうした課題を解決するため、同社は高精度なAI-OCRを活用した請求書情報の自動読み取り機能に加え、請求書受取から申請、承認までの業務フローを一元化できる点を評価し、バクラクの採用を決めた。

　バクラクの導入で、電子帳簿保存法に準拠した運用が可能となり、紙原本の保管が不要になった。請求書の受取から支払申請、承認までの全フローをデジタル化し、ペーパーレス化を達成した。申請や承認のステータスをシステム上でリアルタイムに可視化することで、進捗管理や差し戻し対応がスムーズに行える環境を整備している。

　また、AI-OCRによる自動読み取りだけでなく、AIが過去の申請内容を参照して起票内容を自動で提案する機能も活用している。これにより手入力の負担が軽減され、ミスが許されない請求書処理プロセスのスピードアップを達成した。これらの経理業務の自動化により、経理課の業務運用体制を4名から3名へとスリム化しながらも、月次決算にかかる期間を5営業日から4営業日へと1営業日短縮する成果を出している。

　ジェイアール東海コンサルタンツ総務部の加川氏は、約500名規模の組織における経理業務を安定的に運用しながら、確認や入力、承認業務をより効率化したいと考えていたと振り返る。紙の請求書のPDF化や押印、保管といった作業が発生し、進捗把握を容易にすることが月次決算の早期化に向けた重要な課題だったという。バクラクの導入後は、経理課の業務運用人数をスリム化しながら月次決算も短縮できるなど効果を感じており、今後も活用して業務のさらなる自動化を進めていきたいとしている。

ニュースリリース