ユニファ、収益管理基盤構築で年間3000時間超の業務を削減

　ユニファは、商談から契約、請求にいたるデータの一元化を目的に、オプロの収益管理プラットフォーム「ソアスク」を採用した。7月17日、オプロが発表した。商談・契約・請求のデータをつないだ収益管理基盤を構築したことで、部門を横断して前提の揃った数字の可視化を実現。営業、契約管理、請求の各部門を合わせて年間3000時間以上の業務削減効果を創出した。今回の取り組みにより、従来のシステム分断によるデータのズレを解消し、誰もが同じ数字をもとに意思決定できる持続可能な収益管理の土台を整える。

　ユニファは、保育士不足や業務過多といった社会課題の解決を目指し、保育総合ICTサービス「ルクミー」を展開する企業である。同サービスでは午睡チェックセンサーなどのハードウェアをSaaSモデルで提供するほか、園や施設向けのフォト事業なども手掛けている。保育業界では自治体の補助金を活用してサービスを導入する園が多く、自治体ごとに契約期間や支払形態などの要件が異なる。プランやキャンペーンによる課金設計に加え、施設の統廃合に伴う契約変更への対応など、契約・請求実務が極めて複雑になりやすい背景があった。

　導入前の同社では、商談管理にSalesforce、契約受注に別のオペレーションツール、請求管理に会計システムと、データや担当者が異なるシステムに分断されていた。そのため、金額に差異が生じても追跡して照合する手段がなく原因特定に時間を要していた。また、解約率や顧客単価といった重要指標の算出も、複数のツール権限を持つ特定の管理職による手作業のクロス集計に依存していた。こうした中、従来利用していたサブスクリプション管理ツールのSalesforce連携機能が廃止されることになり、管理システムの刷新を検討するに至った。

　システム選定にあたっては複数のサービスを比較し、基幹システムとして長年利用してきたSalesforceとの親和性を重視した。専門性の高い他社製品とも比較した結果、現場が日常の業務の中で使える操作性や、複雑な課金要件への対応を相談しながら進められる柔軟性を高く評価し、ソアスクの採用を決定した。

　ソアスクの導入により、商談の見積もりから契約、請求までのデータがSalesforce上でひとつながりに確認できるようになった。これにより、金額に差異が発生した場合でも最初の見積もりまでさかのぼって照合可能となり、原因究明が容易になった。また、商談に見込み金額が紐づいたことで、営業担当者は金額を踏まえてアクションの優先順位を判断でき、マネージャーも同じレポートを前提に議論できる体制が整った。さらに、従来はオプションごとに別契約扱いとなり複数枚発生していた契約書や電子契約の送付工数が解消され、承認フローもシステム内で完結している。

　ユニファの事業企画部システム企画課で課長を務める佐藤和徳氏は、ソアスクの導入により現場でのデータ利活用への効果が大きくなったと言及する。人が見られる状態にデータを一貫させておくことは、将来的にAIがデータを取りに行く時代を見据えた土台になるとし、今後はきれいに整理されたデータ基盤をもとに、見積画面での提案推奨機能などさらなるAI活用の推進を目指していく。

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