将軍ジャパン、請求書承認業務を電子化し承認期間を4分の1に短縮

　将軍ジャパンが電帳法に対応した承認業務のデジタル化にあたり、ウイングアーク1stの電帳法に対応した文書管理 「invoiceAgent 文書管理 」と高精度な文字認識で帳票をデータ化する 「invoiceAgent AI OCR」を導入した。2023年10月19日、ウイングアーク1stが発表した。

　将軍ジャパングループは、ヘアカット専門店「クイックカットBB」などを中心に多角的な事業を展開し、フランチャイズ（FC）本部が展開する直営店舗約100店舗とFC加盟店約70社を全国で運営している。

　同社では、請求書の処理業務は、本社の店舗責任者が担当店舗分を確認、承認し、経営層が承認、決済に至るフローだった。本社の経理部宛に送られてくる各直営店舗の消耗品や清掃サービス等の請求書は、店舗名が明記されていないことが多く、各店舗責任者に確認する手間と時間がかかっていた。また全国に店舗を展開しているため、経営層や店舗責任者も出張が多く、不在の間に承認フローが滞ることもあり、最終承認までに4週間かかることもあった。

　さらに、約200店舗からFAXで提出される営業日報の金額と、POSから計上される金額を突合し、経営管理システムの情報を正しく更新する前日の売上実績の確認作業は、経理担当者2名が半日かけ毎営業日に目視で行っていた。

　出張中でも承認申請を起案して回付でき、営業日報の入力や売上実績の確認作業の負荷を軽減できる手段を検討し、invoiceAgent 文書管理とinvoiceAgent AI OCRを導入した。invoiceAgentは、電帳法に対応した文書管理であること、請求書承認業務の電子化とAI OCR機能、ワンプラットフォームで構築できることを評価し採用した。

　今回の導入では、業務フローや作業手順を変えずに移行できた。移行後、請求書の起票から承認まで4週間かかっていた作業が1週間に短縮された。また、手作業時で2人が4時間かかっていた営業日報のからのデータエントリーとの突合作業は、1人が1時間半で完了するようになった。

　請求書承認業務では、経理担当者がスキャナーで読み取った請求書をファイルサーバーに保存しinvoiceAgentにアップロードし、電帳法に対応した文書管理が可能になり、承認申請を起案して自動で店舗責任者に回付できるようにもなった。店舗名が不明な請求書については、ワークフロー上で確認を依頼し、後続の承認者へ回付する仕組みが整った。

　また、営業日報からの売上確認作業については、本社のFAXを電子データで受領しペーパレス化した上で、invoiceAgent AI OCRで営業日報の売上金額を読み取り、RPA（Robotic Process Automation）ツールの「UiPath」でPOSデータとの突合作業を自動化した。これにより、休日明けに増加する業務量の平準化のほか、営業日報から転記する負担の軽減など、大幅な業務の効率化を実現した。

ニュースリリースURL
https://corp.wingarc.com/public/202310/news2633.html