高浜酸素、文書の検索時間を5分の1に短縮　許認可証の更新漏れも未然防止

　高浜酸素は、Hubbleが提供する契約書管理クラウドサービス「Hubble mini」を導入した。9月8日、Hubbleが発表した。契約書や周知文書の検索にかかる時間を従来の5分の1に短縮したほか、事業運営に不可欠な許認可証や従業員の資格証などの更新漏れを未然に防ぐ体制を整えた。今後は社内ルールの集約や法改正対応など、事業規模に応じた管理体制の整備を進める。

　兵庫県姫路市に拠点を置く高浜酸素は、産業高圧ガスや医療用ガスの製造および販売を中心に、LPガスなどのエネルギー供給、福祉用具や住宅機器の販売まで手広く展開している。従業員数は約35名で、地域に根差した事業運営を続けている。

　同社では従来、契約書や業界団体からの周知文書を紙のバインダーで綴じて保管していた。事業の特性上、行政や業界団体から多くの文書が届くものの、案件の経緯を記したメモなどが個人の手元に残るケースが多く、情報が属人化していた。必要な書類を探す際には、バインダーを一冊ずつ手作業でめくって探す必要があり、確認に多大な時間を要していた。また、ガス事業の継続に必須となる各種の許認可証や、従業員が保有する高圧ガス関連の免許証、資格証の期限管理も大きな課題だった。期限が近づいた書類の洗い出し作業が煩雑で、更新漏れのリスクを抱えていた。

　こうした課題を解消するため、同社は新たな文書管理基盤の検討を開始。複数のツールを比較した結果、Hubble miniの採用を決めた。選定にあたっては、PDFなどのファイルをアップロードするだけで、AIが自動で項目を抽出してデータベースを構築できる簡便さを評価した。また、導入支援に依存せず自社のみで運用を開始できる点や、中小企業でも導入しやすい料金体系も決め手となった。

　導入後は、紙で保管されていた過去の契約書や各種許認可証、業界の周知文書をスキャンして順次Hubble miniへ取り込んだ。AIによる自動抽出機能により、手作業でメタデータを入力する手間をかけずに台帳を整備できた。さらに、同社独自の検索項目として「許認可・免許証」といった管理用タグを設定し、書類の種類に応じた柔軟な分類体制を構築した。

　Hubble miniの活用により、書類の検索性は大幅に向上した。従来は目的の書類を探すためにバインダーをめくり、見つからない場合は社内へ確認して1回あたり約10分を要していたが、導入後は約2分と従来の5分の1に短縮された。また、更新期限アラート機能を活用し、許認可証や免許証の有効期限が近づくと担当者へ自動で通知される仕組みを整えた。これにより、多忙な業務の中でも期限管理を自動化し、更新漏れによる事業リスクを未然に防止できるようになった。

　高浜酸素常務取締役の高浜悠輔氏は、「以前は契約書などを一冊ずつめくって探しており、大変な手間がかかっていた。Hubble miniの導入後は検索にかかる時間が体感で5分の1程度に削減され、探している書類がすぐに見つかるようになった。また、許認可証の期限管理についてもしっかり通知が届くため、精神的な負担が大幅に軽減された」と評価している。今後は社内ルールの集約や周知徹底のほか、法令改正への対応などにも活用を広げ、安全かつ円滑な業務基盤を確立していく。

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