柏崎組、行動予定表アプリケーションで現場の行き先確認時間を75％削減

　柏崎組は、現場と事務所間における行き先管理の情報共有を強化するため、行動予定表アプリケーション「KIMIDOKO」を採用した。6月29日、同アプリケーションを提供するJR東日本情報システムが発表した。社員の行動予定をリアルタイムに可視化し、連絡や業務調整の円滑化を図っている。すでに現場社員への所在確認に伴う電話回数を約80％削減し、確認にかかる時間コストを約75％削減する成果が出ている。

　青森県に本社を置く柏崎組は、土木・建築・舗装工事を手がける建設会社で、5〜6カ所の工事事務所を展開している。同社では現場事務所が点在し、社員が移動しながら業務を行うという特性がある。従来は社内ネットワーク内でのみ利用可能なNotesの行き先管理アプリを使用していたが、外出先から行き先を変更できないという課題を抱えていた。現場と事務所が分散する中で状況把握に遅れが発生していたことから、どこからでも更新できる行き先管理サービスの必要性が顕在化していた。

　複数のサービスを検討する中で、PCやスマートフォン、タブレットから利用できるマルチデバイス対応であることや、インターネット環境さえあれば専用の仮想プライベートネットワーク（VPN）を介さずに利用できる点が評価された。また、正規版と同じサービスを無償の試用期間中に体験でき、実際の使い勝手を事前に検証できたことや、直感的で分かりやすいユーザーインターフェースも採用の決め手となった。導入時には細かなマニュアルを用意せず、画面を見せながら簡単に説明しただけで、ITが得意でない社員でも抵抗なくスムーズに利用を開始できた。

　同アプリケーションの稼働により、社員の所在や予定を即時に把握できるようになり、在席確認や連絡、業務調整が円滑になった。結果として現場と事務所間の情報共有のスピードが向上し、業務効率の改善につながっている。さらに、オプション機能を用いてMicrosoft 365の予定表と連携させたことで、個人のOutlook予定表に外出や会議を登録するだけでアプリケーション上のステータスが自動反映される仕組みを構築した。これにより、二重入力の手間や入力漏れが減少し、情報更新の即時性が高まった。初期設定時も既存の企業情報をCSVファイルでアップロードするだけでユーザー情報を作成でき、スムーズに運用を開始できたという。

　同社の担当者は、インターネット環境さえあればいつでもどこからでも状況を更新・確認できる点は大きなメリットであり、業務に欠かせない要素になっていると説明する。Outlookとの連携により二重入力の手間もなくなり、日々の業務効率が大きく向上したと評価している。

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