クリエイトリンク、7万件の契約書を一元管理し確認業務を効率化

　ヨーク・ホールディングス傘下で商業施設開発などを手がけるクリエイトリンクは、Sansanの契約AXサービス「Contract One」を採用した。8月26日、Sansanが発表した。商業施設開発やテナントリーシングに関わる7万件を超える契約書を一元管理し、契約情報の整理と検索性向上を通じて確認業務の効率化を図る。部門横断での契約活用も進める方針だ。

　クリエイトリンクは、アリオやグランツリーなど大型商業施設の開発や運営、テナントリーシングを展開している。商業施設のテナント各社との賃貸借契約をはじめ保有する契約書は7万件を超えており、リーシング部門での新規契約締結や比較、営業部門での日常的な問い合わせ対応、管理部門での期限管理など、社内の幅広い部門で日常的に契約関連業務を行っていた。

　従来は別のシステムを用いて施設やテナントごとのフォルダー形式で管理していたため、複数施設にまたがる同一テナントの契約書を確認する際に全フォルダーを探す必要があり、横断的な検索が難しかった。条文データの検索機能もなく、目視による確認作業に多大な工数がかかっていたほか、施設名やテナント名などの主要項目を別途台帳に転記する手間も発生していた。こうした課題を解消して管理基盤を強化するため、Contract Oneの採用を決めた。

　Contract Oneの活用により、7万件超の契約書がデータとして一元管理され、テナント名や施設名、条文など多様な切り口での検索が可能になった。これにより各部門の担当者が必要な契約情報へ迅速にアクセスできる環境を整えた。また、アラート機能を活用して契約期限や更新時期のリマインドを自動化し、期日管理の負荷を軽減する。さらに、AIが管理項目を契約書から自動抽出するオプション機能を活用し、台帳作成業務の省力化も目指す。

　クリエイトリンク推進担当の伊東孝雄氏と三浦恭裕氏は「全社的なDX推進において契約書確認業務の負荷軽減は重要なテーマだった。迅速にアクセスできる環境が整い、細かな閲覧権限設定でガバナンスも強化できた。直感的な操作性で問い合わせも少なくスムーズに運用を開始できている。日々の確認業務がより円滑になることを期待している」としている。

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