北海道クボタ、ワークフロー刷新で紙申請7割削減　承認期間を半減

　北海道クボタは、エイトレッドのワークフローシステム「X-point Cloud」を活用し、申請業務の効率化を図っている。8月26日、エイトレッドが発表した。全社で運用する紙の申請書類の約70％を削減したほか、申請業務のリードタイムを半分以下に短縮した。今後はさらなるペーパーレス化に向け、活用を推進する。

　北海道クボタはクボタのグループ会社で、北海道全域で農業機械の販売や修理サービスなどを展開している。道内に約40の営業所を構えているが、従来は役員決裁を伴う申請書を営業所から支社、本社へと郵送で回付していた。そのため承認までに1〜2週間を要していたほか、設備投資の稟議では分厚い設計図などの添付書類も多く、意思決定の遅延や書類管理の負担が課題となっていた。

　同社はこうした状況を改善するため、直感的な操作画面や分かりやすさを評価し、オンプレミス版のワークフローシステム「X-point」を採用した。ITに不慣れな従業員でも扱いやすい点が現場で支持され、10年以上にわたって運用を継続。2025年にはサポート終了への対応や柔軟なIT環境の確立を目的に、クラウド版であるX-point Cloudへの移行を決めた。

　移行作業は入念な準備を経て、実務を止めることなく3日間で完了した。現在は従業員629名が58種類の申請書を運用しており、累計の申請件数は約5万8000件に達している。

　システム活用により、運用開始から約1年で紙の申請書類の約70％を削減した。郵送の手間がなくなったことで申請業務のリードタイムは半分以下に短縮され、迅速な意思決定が可能になったとしている。

　今後はX-point Cloudを組織基盤の強化を支える中核ツールとして位置づけ、さらなるペーパーレス化を進める考えだ。

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