城西国際大学、郵便管理のデジタル化で手書き台帳から脱却　対応工数を8割削減

　城西国際大学は、キャンパス内の荷物および郵便物管理業務の効率化を目的に、郵便物・配達物クラウド管理システム「トドケール」を採用した。6月26日、同システムを提供するトドケールが発表した。従来のアナログな運用体制を見直して、荷物の登録や管理にかかる作業時間を約5分の1に短縮、対応工数の約80％を削減した。

　城西国際大学は、千葉県東金市に本部を置く私立の総合大学で、国際教育と地域連携を柱にした国際色の強い大学だ。同大学の総務部門は、一般的な事務に加えて広大なキャンパスの施設管理や修繕対応なども兼務している。従来の荷物・郵便物管理は、届いた物品の情報をすべて手書きで台帳に記録した上で、教職員ごとにチャットや電話、直接手渡しなど連絡・受け渡し手段を個別に切り替えて対応していた。そのため、毎朝1時間以上が郵便対応に費やされ、午前中の大半が占有される状況が常態化していた。特に長期休暇明けには荷物が大量に積み上がり、処理に丸1日を要することもあった。また、台帳へ記入する前に荷物が持ち去られることによる紛失リスクや、不在時の業務停滞、引き取りのない荷物を抱えて広いキャンパス内を届けて回る移動コストも大きな課題となっていた。

　システム選定にあたっては、自社が抱えるアナログ運用の課題と、提供される機能による解決策が完全に一致している点を評価した。限定された予算内に収まる費用感であったことも後押しとなり、導入を迅速に決定した。導入時には、全学へ段階的に周知を行うことで、教職員へのスムーズな定着と運用のルール化を図った。

　システム導入後は、窓口に届いた荷物の伝票をスマートフォンなどで撮影するだけで登録が完了する。その結果、1件あたりの作業時間は1分未満に短縮された。写真付きの自動通知が受取人へ送られる仕組みが確立されたことで、教職員が自発的に窓口へ引き取りに訪れるようになり、担当者がキャンパス内を走り回る負担が解消された。さらに、荷物のステータスが写真一覧で視覚化されたため、「届いているはずの荷物が見つからない」といった問い合わせや捜索の手間、紛失リスクが激減し、現場の心理的負担の軽減にもつながっている。

　同大学は現在、全学的なペーパーレス化やデジタル化を段階的に進めている。これまでに入退室管理のQRコード化やタイムカードのデジタル化などを実施しており、今後も広大なキャンパス特有の移動コストや業務の非効率をデジタルの力で解消していく。

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