HITOWA、51種類の稟議を一つに集約　SmartDBで共通申請基盤を構築し運用負荷削減

　HITOWAは、グループ横断の申請基盤の刷新と複雑化したワークフローの解消を目的に、業務デジタル化クラウド「SmartDB」を採用した。6月26日、同サービスを提供するドリーム・アーツが発表した。51種類あった稟議フォーマットを一つに集約したことで、申請者の利便性向上と管理者の運用負荷軽減を達成した。今後は取引先や契約情報の一元管理によるリスク削減や、電子契約領域との一気通貫な連携を目指す。

　HITOWAは、おそうじ本舗や靴専科、訪問鍼灸マッサージのKEiROWなどのフランチャイズ事業、介護事業、給食事業など生活に密着した多様なサービスを展開している。グループ規模の拡大に伴って稟議申請などのワークフローが複雑化しており、旧システムでは業務をカバーしきれず、紙やExcelなどのアナログな手段で対応せざるを得ない状況に直面していた。これにより業務効率の低下や意思決定スピードの遅れが課題になっていた。また、長年利用してきた旧ワークフローシステムのサポート終了期限が近づいていたことも、基盤刷新の契機となった。

　ツール選定の際、同社は総務部と情報システム部が連携して複数の製品を比較検討した。グループ横断での利用を前提としていたため、申請者側の閲覧権限を柔軟に制御できる統制設計を強く重視した。さらに、ワークフローとデータベースの機能を同一基盤で実現できる点や、豊富なAPIによって外部システムと連携可能な拡張性、費用面を評価し、SmartDBの採用を決めた。

　プロジェクトでは、要件が最も複雑だった稟議業務から着手し、支払や契約などの関連業務へ順次展開した。移行にあたっては、申請者の混乱を防ぐため当初は旧システムに近い見え方に寄せつつ、段階的に機能を活用して入力しやすい設計へと変化させた。旧ワークフローで決裁された約75000件の過去データは、API経由で新システムへ全て移行した。

　現在はバックオフィス業務を中心に100個前後のアプリが本番稼働している。契約管理アプリを親として物件管理を紐づけるなど、前工程の情報が後続の申請に自動作成される連動体制を構築した。支払依頼については会計システムとのデータ連携も一本化している。さらに、外部の法人データベースとAPI連携した法人マスタを整備し、インボイス制度や電子帳簿保存法に対応した。法人番号の入力で情報が自動補完されるため、社名の表記揺れに伴う確認業務の無駄を抑制した。

　新システムの浸透により、社内からは画面の見やすさや検索性の向上を評価する声が上がっている。フォーム上で選択肢やマスタが整備されたことで、直感的な入力が可能になり、申請時の迷いも減少した。総務部だけでなく他部署からも、紙や直接のやり取りで行っていた申請を新システムに寄せたいという相談が増えており、社内での活用範囲が拡大している。

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