トヨタ自動車東日本、ワークフローシステムで申請業務を効率化　紙帳票を9万2000件削減

　トヨタ自動車東日本は、ワークフローシステム「AgileWorks」を採用し、申請業務の率化を図った。9月11日、AgileWorksを提供するエイトレッドが発表した。約9万2000件の紙帳票を削減し、申請のリードタイムを平均で約3日短縮したという。

　同社はトヨタグループの完成車メーカーとして、宮城県、岩手県、静岡県に拠点を置き、コンパクトカーの企画・開発から生産までを一貫して手掛けている。従来、施設への立入申請手続きなどで大量の紙の申請書が発生し、業務効率を下げていた。また、複数拠点間で申請書を回付するため手間がかかり、承認までのリードタイムが長期化する課題も抱えていた。

　こうした課題を解決するため、同社はAgileWorksの採用を決定した。選定にあたっては、大規模な組織でも利用できるスケーラビリティとシンプルな機能性、操作性の高さを評価したという。加えて、同時接続ユーザー数に応じたライセンス方式であることや、既存のExcelフォーマットをそのまま申請書の画面として再現できる点も採用のポイントになった。

　AgileWorksの活用により、同社は立入申請に関する約20種類の申請書から電子化を開始し、現在では約130種類の申請書をAgileWorks上で運用している。これにより、これまでに約9万2000件の帳票を削減したとしている。遠隔拠点間での申請・承認プロセスも地理的な制約を受けることなく迅速に進められるようになり、リードタイムは平均で約3日短縮された。さらに、他システムとの連携によって手入力の負荷を軽減するなど、申請業務の前後にあるプロセスにも効率化の範囲を広げている。

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