日南町、AIで議事録作成効率化し業務負担軽減

　鳥取県日南町役場は、事務作業の効率化を目的にJAPAN AIのAIエージェントツール「JAPAN AI AGENT」を採用した。5月26日、JAPAN AIが発表した。議事録作成を中心とした業務の見直しを進め、小規模自治体における人手不足や業務負荷の課題への対応を図っている。

　人口約4000人の日南町では、職員が複数の業務を兼務する体制が一般的である。窓口対応や住民サービスに加え、議事録作成、通知文の作成、広報誌編集、国への報告業務などが重なり、事務作業の負担が大きい状況にあった。特に議事録作成では、2時間の会議に対して同程度、あるいはそれ以上の時間を要するケースもあり、業務効率化の必要性が高まっていた。

　こうした課題を踏まえ、同町は実務で活用可能なAIツールの導入を検討し、4社のサービスを対象にトライアルを実施した。共通の音声データを用いて議事録生成や要約の精度、操作性を比較した結果、地名や地域特有の表現への対応精度、用途別テンプレートによる操作の分かりやすさ、導入後の支援体制などを評価し、同ツールの採用を決めた。

　導入後は、議事録作成業務において変化が見られた。音声の文字起こしと要約を自動化することで、従来数時間を要していた作業は、担当者による内容確認と調整のみで完結する運用となった。また、イベント関連の企画立案や広報文案の作成などでもAIを活用し、初期案の作成時間の短縮や検討プロセスの効率化につなげている。

　業務面の変化に加え、職員の心理的負担にも影響が出ている。これまで個人に依存しがちであった業務について、AIを補助的に活用することで、作業の分担や見通しが立てやすくなった。業務を抱え込む状況の緩和や、作業時間の見通しの明確化が進んでいる。

　日南町役場地域づくり推進課の今川氏は、「導入当初はAIに対する不安や温度差もあったが、議事録作成や議会答弁の原稿整理を任せる中で、精度の高さから庁内の抵抗感が薄れていった。今後はAIに裏方作業を任せ、職員が本来注力すべき住民対応に集中できる環境を整えることで、住民満足と職員の働きやすさの両立を目指していきたい」と述べている。

　同町では今後、全庁での活用拡大を視野に入れ、業務ごとの適用範囲の整理や運用ルールの整備を進める方針である。AIを活用した事務効率化を通じて、限られた人員体制の中で持続可能な行政運営の実現を目指す。

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