エーコー、AIで注文書解析を自動化 手入力削減で受注登録を迅速化
2026年7月16日09:00｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
エーコーは、代理店からの受注業務におけるアナログプロセスの効率化を目的に、SalesforceのAI機能「Prompt Builder」を活用した受注自動化プラットフォームを採用した。7月15日、システムの構築と販売管理システムへの連携を支援したフロッグウェルが発表した。FAXやメールで届く多様なレイアウトの注文書解析を一元化することで、手入力に伴う業務負担や転記ミスのリスクを解消した。今後はこのデジタル基盤を活用し、さらなるDXを推進していく。
エーコーは耐火金庫のリーディングカンパニーであり、オフィス家具などの製造・販売を行っている。同社では、代理店から届く注文書の処理において、従来はFAXだけでなく近年増加しているメール添付のPDFなど、多様なフォーマットの注文書をスタッフが1枚ずつ目視で確認していた。確認したデータは、すでに導入されていた生産・販売管理システム「UM SaaS Cloud」へ手作業で受注登録を行っており、繁忙期における受注センターの業務圧迫や転記ミスのリスク、業務の属人化が課題となっていた。
こうした課題を解決するため、エーコーは生成AI技術を駆使した受注自動化プラットフォームの構築を決めた。システム選定においては、代理店ごとにレイアウトや項目の位置が異なる注文書であっても高い精度で情報を自動抽出できるSalesforceのAI機能「Prompt Builder」を活用したAI OCRの性能に加え、既存の販売管理システムであるUM SaaS Cloudへダイレクトに受注データを自動登録できる連携性を評価した。
実際の運用プロセスでは、届いた注文書ファイルをSalesforceに取り込み、Prompt Builderによって商品コード、数量、納期、顧客情報などを抽出・テキストデータ化する。その後、AIが抽出したデータは一度Salesforceの確認画面に展開される仕組みを設けた。現場のスタッフは元の注文書ファイルとAIの読み取り結果を画面上で見比べ、必要に応じてその場で修正を行うプロセスを挟むことで、自動化による誤登録のリスクを防ぎ、最後は人間の目で確認できる安心感を現場に担保している。確認が完了した後は、画面上のボタンをワンクリックするだけで、データがUM SaaS Cloudへ自動的に登録される。
導入の効果として、FAXやメールで届いた注文書がスムーズにデータ化され、UM SaaS Cloudへ瞬時に連携される一部自動化ラインが確立された。手入力業務の負担が軽減されたことで、受注センターの入力業務に追われる時間が短縮され、業務負荷が軽減された。転記ミスや確認漏れのリスクも抑制され、繁忙期であってもスピーディーかつ正確に出荷手配までを回せる体制が整った。
今後は、構築した強固なデジタル基盤をさらに活用し、バックオフィス業務の高度化と、さらなるデジタルトランスフォーメーション（DX）を推進していく。