パナソニックHVAC＆CC、トドケールで郵便物管理を効率化　月1500件超の荷物を可視化

　パナソニックHVAC＆CCは、愛知・春日井拠点における郵便物や配達物の管理システムとして「トドケール」を採用した。7月15日、トドケールが発表した。ネット通販や在宅勤務の普及に伴う荷物受け渡しの業務負担を解消し、月1500件を超える荷物管理の一元化と可視化につなげた。今後はさらなる総務業務のデジタル化を推進していく。

　パナソニックHVAC＆CCは、空調・冷熱機器と環境エンジニアリングを通じて、空気・水・食のインフラをグローバルに支える企業である。同社の愛知・春日井拠点は、家庭用エアコンや空気質関連製品などの開発、製造、販売関連部門を擁するグローバル開発拠点だ。近年、BtoBネット通販の普及により、現場の技術者や社員が部品や汎用資材を個人単位で手軽に注文できるようになり、多頻度小口配送による荷物量が急増していた。

　これに伴い、荷物の受け取り対応を引き受けた総務課では、届いた荷物の伝票を1件ずつ確認して電子メールで受取人に通知する手作業に、毎日2〜3時間を費やしていた。さらに、社内固定電話の廃止と社用スマートフォンへの移行、在宅勤務の普及が重なったことで、配送業者が受取人と連絡を取れず、荷物を円滑に引き渡せない課題も生じていた。受け渡しの履歴が残らない置き配方式も試したものの、配送状況が確認できず、社員側も荷物の到着を都度確認する手間が発生していた。

　こうした課題を解決するため、同社は荷物の受け渡し場所を1カ所に集約した上で、トドケールの導入を決めた。荷物の大きさや差出人が写真で把握できる利便性に加え、将来を見据えた効率性と確実性を評価した。当初は手作業で対応可能と想定していた月400件程度を見込んでいたが、トライアル期間中に1000件を超え、実際には想定の3.75倍となる月1500件超の実荷物量があることが判明した。一元管理によって、拠点における潜在的な荷物需要を正確に把握できるようになった。

　導入後は、スタッフがスマートフォンやタブレット端末で荷物の伝票写真を撮影して送信するだけで受取人に通知が届く運用に刷新した。これにより、従来1件あたり約3分かかっていた通知作業が数秒で完了するようになり、総務側の業務負荷が低減した。

　写真付きの自動通知によって、受取人である社員は事前に荷物の形状を把握して台車を用意するなど仕事の段取りが組みやすくなった。いつ届いたかわからないという不安が解消されたことで、総務への問い合わせはほぼ皆無になった。また、受け渡しの正確な履歴がデータとして残ることで、確実な管理体制が確立された。

　今後は、トドケールが今秋にリリースを予定している社内便の追跡機能を活用し、手書き伝票の工数削減を進めるなど、さらなる総務業務のデジタル化を推進していく。

ニュースリリース