日本通信紙、自治体給付金BPOを短期間で立ち上げ　2名体制で最大350件／日を処理

　日本通信紙は、自治体の給付金BPO業務において、トヨクモクラウドコネクトの「住民向け給付金システム」と「審査UIプラグイン」を導入した。9月17日、トヨクモクラウドコネクトが発表した。落札から約2週間で事務局を立ち上げ、同じ2名体制での1日当たりの最大処理件数を、前回案件の約200件から約350件へ高めた。

　日本通信紙は、印刷関連事業をはじめ、各種情報処理や自治体・企業のBPO業務を手がけている。自治体から受託する給付金関連業務では、限られた準備期間で事務局を立ち上げ、多数の申請を効率的かつ正確に審査する体制を整える必要がある。

　こうした状況の下、今回の自治体給付金案件では、落札から約2週間で給付金事務局を立ち上げる必要があった。そこで同社は、給付金業務向けの業務パッケージを活用し、短期間で申請・審査環境を整備するため、トヨクモクラウドコネクトの「住民向け給付金システム」と「審査UIプラグイン」を採用した。

　新たな運用では、審査UIプラグインを活用し、担当者ごとに審査対象と必要な情報を表示する仕組みを整えた。申請データと添付画像を同一画面上で照合できるようにし、画像を別画面で開閉する手間を減らした。

　従来は画像の開閉や都度のメール作成によって審査作業が中断することがあったが、新体制では同一画面で照合しながら不備理由を記録し、申請者への連絡を後からまとめて行えるようにした。これにより、画像の開閉や都度のメール作成による審査の中断を減らし、確認と判断に集中しやすい運用を整えたとしている。

　システム稼働の結果、前回案件と同じ2名体制を維持しながら、1日の最大処理件数は前回の約200件から約350件へと約1.75倍に増加した。日本通信紙は、落札後の限られた準備期間で申請・審査環境を整え、現場の審査業務の効率化につなげた。今後は、短期間で申請・審査環境を用意できる点も生かし、自治体BPO案件の提案に活用していく考えだ。

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