日本ECサービス、Cloud Buddy活用でメルマガ業務効率化　担当者数を半減

　日本ECサービスは、クラウドバディが提供するBPRとBPOを組み合わせたサービス「Cloud Buddy」を活用し、日次メールマガジン業務の効率化と体制構築を進めている。7月30日、クラウドバディが発表した。属人化していた業務の切り出しとプロジェクト管理支援により、作業担当人数を従来の半分に削減。社内の業務効率化と意思決定を迅速化した。

　日本ECサービスは、EC事業者向け会員制サポートサービスなどを展開する企業だ。同社では、社員が売上に直結しない業務に時間を取られている点が課題となっていた。特に日次で配信する顧客向けメールマガジン業務は作業が特定個人に依存し、担当者の不在で遅延が発生する構造となっていた。業務プロセスが可視化されておらず、外部委託も困難とされていた。また、該当業務の管掌者が新たに管理職に昇格したタイミングも重なり、タスクの整理や判断軸の構築、業務推進に支障が生じていた。

　こうした課題を解決するため、同社はCloud Buddyの伴走型プロジェクトマネジメント（PM）支援と業務切り出し支援の採用を決定した。単なる業務代行にとどまらず、PMOとしてタスクの明確化や進捗管理を伴走支援する姿勢や、BPR視点から業務を分解して運用フローを再構築する提案を評価した。

　導入プロセスでは、WBS（作業分解構成図）を作成して定例会議でタスクやスケジュールを可視化。メールマガジン業務を「構成検討」「テキスト作成」「配信設定」などの工程に細分化し、手順をマニュアル化した。その上で、実務経験を持つクラウドバディの専任担当者へ業務を移管した。

　一連の取り組みにより、従来2名体制で行っていたメールマガジン業務は1名での運用が可能となり、担当人数を半減させた。新任管理職においても、週次定例を通じたタスク管理と意思決定の仕組みが整い、業務推進の速度が格段に向上した。

　日本ECサービスは今後も、Cloud Buddyを活用して他の社内業務の可視化と切り出しを進める考えだ。社内リソースをコア業務や新たな施策に集中させ、生産性のさらなる向上を目指す。

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