GovTech東京、「Notion」導入でストック情報の共有を実現し業務効率化

　GovTech東京は、コラボレーションソフトウェア「Notion」とAIアシスタント「Notion AI」を導入した。5月21日、Notion Labs Japanが発表した。ストック情報の共有を実現し、業務効率化にもつながっているという。

　GovTech東京は東京都全体のデジタルトランスフォーメーション（DX）推進を目的に設立された一般財団法人。2023年7月に設立され、東京都や都内62市区町村と連携して活動している。職員は東京都職員と民間出身者で構成され、高い専門知識や技能を持つデジタル人材も多い。多様なバックグラウンドを持つ人材が活躍できるよう、事業開始当初からコミュニケーションツールの整備が課題だったという。

　事業開始1カ月前に情報共有ツールの検討を開始し、プロジェクト参加者が容易に情報をキャッチアップでき、誰もが使いやすいツールという観点で選定を進めた結果、Notionの導入を決定した。幅広い機能と利便性の高さによりワークスペースの構築・設計がイメージしやすかった点、先進企業の導入事例が多かったことが決め手になったという。

　23年9月の事業開始と同時にNotionの利用を開始し、まずはGovTech東京の基本情報や職員のプロフィールなどを集約。新規採用職員が情報を得やすい環境を整備した。その後も各プロジェクトのタスク管理や議事録などをNotionに集約し、活用範囲を拡大している。

　Notion導入プロジェクトをリードしたGovTech東京経営管理本部経営管理グループ長の幸田友資氏は「導入当初はスモールスタートと考えていたが、全職員が想定以上に利用している。研修の参加率も良く、デジタル人材に限らず都職員や管理職も積極的に使っていることが浸透につながっているのではないか」と語る。

　Notion AIは議事録の要約や情報の検索に活用している。経営会議などの報告では、AIの要約で内容の把握が容易になり、効率化につながっているという。規定類やガイドラインの情報検索も、Notion上にテキスト情報として集約したことで検索性が大幅に向上したとしている。

　GovTech東京テクノロジー本部長を務め、Notionの活用推進を担う亀山鉄生氏は「ツールを正しく選定し、正しく使うということは非常に重要。組織内のストック情報の共有という観点からは、Notionを導入したことはよかった。今後は使い方をさらに精査するとともに、ノウハウの共有や事務作業を効率化するAIプロンプトのテンプレート化など、自治体等での活用が可能か検討していきたい」と話している。

ニュースリリース
https://prtimes.jp/main/html/rd/p/000000027.000088144.html