桐蔭学園がHUEワークフローを稼働、部門主導の運用で管理負担を軽減
2024年12月17日18:34｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
桐蔭学園が、ワークスアプリケーションズの提供するワークフローシステム「HUEワークフロー」を全学で稼働した。2024年12月12日、ワークスアプリケーションズが発表した。
桐蔭学園は、幼稚園から大学まで約7500名が在籍し、約550名の教職員が運営を支えている。従来のオンプレミス型ワークフローシステムでは、申請フォームの作成やフロー設定が煩雑で、システム管理者に大きな負担がかかっていた。また、特定の職員がすべてのフォームや承認経路を作成、管理する属人化も課題となっていた。既存システムの保守期限が迫る中、システム管理者とエンドユーザー双方にとって使いやすいシステムへの移行が求められていた。
HUEワークフローは、ドラッグアンドドロップで簡単にフロー設定ができるシンプルな操作性、部門ごとに権限を管理できる柔軟性、追加料金不要で豊富な機能が使用できる点が評価され、導入が決められた。
導入では人事労務部門からの届け出や稟議など、約70本のワークフローは権限を委譲された現場部門が主体となり設定した。Excelフォームの取り込みと入力項目の設定だけで、数十分で申請フォームは作成できた。設定には特別なスキルを必要とせず、通常業務の合間を活用し約10カ月で全ての移行を完了した。
導入の結果、ワークフローの作成やメンテナンスが部門内で完結し、管理業務の負担が大幅に軽減された。また、稼働後もユーザーが主体的に新規ワークフローの作成を進めており、稼働開始から1カ月で5件の業務を新たにシステム化した。
桐蔭学園の情報センター長 新倉氏は、「従来のシステムでは、ユーザー自らがフォームを作成したり承認フローを設定したりすることが難しく、属人化が進んでいた。HUEワークフローは、ユーザーが素早くフォームを作成できるうえ、フロー設定やカスタマイズも簡単に行える。直感的に操作できるので、ユーザー部門と情報システム部門が協力してスムーズに移行設定を完了することができた」と述べている。また、基本料金内でワークフロー運用に必要な機能が揃っているため、今後のシステム化、業務効率化にも期待を寄せている。