MIXI、証明書の8割を自動生成　SmartHR連携で発行業務を大幅に効率化

　MIXIは、証明書発行業務の効率化を目的に「帳票DX for SmartHR」を採用した。4月27日、同サービスを提供するオプロが発表した。従来は手作業で就労証明書や給与支払証明書などを発行していたが、既に導入していた人事労務システム「SmartHR」と帳票DX for SmartHRの連携により、証明書の約8割を自動生成できる仕組みを構築した。転記作業やミス防止にかかる工数を削減し、繁忙期の業務負荷を大幅に軽減したという。今後は多様な働き方に対応した各種証明書の発行基盤として活用範囲を広げる考えだ。

　デジタルエンターテインメントやスポーツ、ライフスタイル領域で事業を展開するMIXIは、約1700人の従業員を抱えている一方で、給与計算や社会保険手続きなどの労務管理は2～3人の小規模なチームで対応している。全国に点在する従業員から日常的に依頼される各種証明書の発行業務が、チームの大きな負担となっていた。

　証明書の様式は自治体ごとに異なり、従来はExcelやWordを使い一件ずつ手作業で作成していた。保育園の申請時期である秋ごろには就労証明書の依頼が月間90件近く集中し、給与支払証明書などの依頼も重なるため、作成作業だけでなく転記ミスのチェックにも多大な工数を要していた。こうした手作業によるボトルネックの解消が急務となっていたという。

　新たな仕組みの検討にあたって、MIXIはすでに社内で利用していたSmartHRとの連携を重視。複数ツールを比較した結果、オプロの帳票DX for SmartHRを選定した。スモールスタートができる運用の柔軟性も評価したという。

　同社は段階的に帳票DX for SmartHRの活用を進め、現在では発行する証明書の約8割をボタン一つで自動生成できるようになった。SmartHRの従業員台帳から必要なデータが自動的に反映されるため、手作業による転記ミスがなくなり、確認作業の負担も軽減された。健康保険・厚生年金保険の資格取得証明書および資格喪失証明書、給与支払証明書といった申請の頻度が高く発行作業の工数が多い証明書で、既に大幅な業務の効率化に貢献しているという。

　また、申請の受付から処理状況の管理、証明書の配布に至るまでの一連の業務をSmartHR上で完結できる体制が整ったことで、複数システムを使い分ける手間や台帳情報の更新漏れといったリスクも解消された。担当者が空いた時間を利用して、個別対応が必要な特殊なフォーマットの証明書作成に注力できる環境が構築できたという。今後は、手作業が残る2割の証明書についても、無理のない範囲で自動化を進める方針だ。

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