MUFGファイナンス＆リーシング、バクラクで領収書からの経費申請作成の約7割を自動化

　三菱UFJフィナンシャル・グループ傘下の総合リース会社、MUFGファイナンス＆リーシングは、LayerXの「バクラク」シリーズで、領収書からの経費申請作成の約7割を自動化した。スマホアプリで領収書を撮影すると、AIが読み取って、申請の作成に使える。カスタマイズを極力せず、標準機能で運用する方針に切り替えた。10月21日、LayerXが発表した。

　MUFGファイナンス＆リーシングは、銀行系で、決裁権限などの規定と工程が多く、以前は、外資系の経費精算システムを、自社のルールに合わせて、細かくカスタマイズして使っていた。法令への対応や設定の変更のたびに、コストがかさんだ。トラブルが起きたとき、時差があり、英語で返信が来るため、精算の完了までに、大きなタイムラグが出ることもあった。画面が直感的でなく、年に数回しか使わない申請者は、精算のたびに、誰かに尋ねる必要があった。

　銀行の紹介で、バクラクを知り、他社のサービスと、費用対効果を比べた。決め手は、電子帳簿保存法に準拠した運用を、スムーズに確立できそうな点と、以前のシステムと比べて、運用費用を最適化できる点だ。社内の稟議は、「コスト削減」と「電帳法対応」の2つを柱に通した。切り替えでは、「今までできていたことができなくなった」と言われないよう、バクラクの標準仕様を極力カスタマイズせずに、業務を網羅できるよう、調整を重ねた。トライアルの段階から、各部署の代表者を2人ほど選び、精算のタイプごとにテストをして、アンケートをとった。トライアルの利用者の83％が、継続して使うことを希望した。

　使い始めてからは、スマホアプリで領収書を撮影すれば、そのまま申請に使え、領収書からの申請作成の約7割が自動化された。交通系ICカードの履歴の読み取りも使える。社内の利用者は、物理カードとモバイルアプリが、半々ほどだ。毎月発生する定型的な支払いの申請は、過去の申請データをコピーし、新しい請求書を添付して、対象月と支払日を変えるだけで送信でき、作成の負荷が大きく下がった。承認画面で、支払日で並び替えられ、支払日が近いものを優先して処理できる。具体的な操作の説明を受けなくても、直感的に操作でき、申請者からの問い合わせも減った。

　総務部長の山田氏は、今後は「バクラクを活用しながら業務自動化による作業時間の削減とペーパーレス化をしっかり進めていきたい」と話す。現在は、規定に基づき、請求書、領収書、申請画面の印刷紙を、社内で保管した後、外部の倉庫へ送っており、ペーパーレス化で、印刷、回送、保管のコストの削減を目指す。

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