横浜冷凍、請求書電子化でペーパーレス化と働き方改革を実現
2024年11月25日23:22｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
横浜冷凍はウイングアーク1stの総合帳票基盤ソリューション「SVF」、電子帳票プラットフォーム「invoiceAgent 文書管理」「invoiceAgent 電子取引」を導入し、月間約5万枚の請求書のペーパーレス化を実現した。2024年11月25日、ウイングアーク1stが発表した。
横浜冷凍は冷蔵倉庫事業と食品販売事業を展開し、全国に80拠点を構える。取引に伴い、請求書をはじめとする膨大な量の帳票類を発行しており、国内事業の各部門が発行する請求書は月間7万5000枚を超えていた。約20年前から帳票出力の効率化を図るためSVFを導入し、ほぼすべての帳票をSVF経由で出力していた。
一方、文書管理については各事業所で複数のシステムが利用されており、従業員はシステムごとに異なるIDとパスワードを管理しなければならず、業務効率や操作方法の習得に課題があった。また、SDGs推進や働き方改革の観点から、紙で大量に発行している対外帳票のペーパーレス化を推進したいと考えていた。
これら課題を解決するため、横浜冷凍は文書管理ツールの統合に着手。SVFとの連携の容易性と電子帳簿保存法への対応を考慮し、invoiceAgent 文書管理を採用した。導入にあたり、経営層と現場への丁寧な説明を行い、6ヶ月かけツールの切り替えとデータ移行作業を実施した。
文書管理ツールの統合と並行し、横浜冷凍はinvoiceAgent 電子取引を導入し、対外帳票のペーパーレス化を推進した。導入に際して、経営層にはDX推進による全社的な効果を、現場には業務効率化や残業時間削減といったメリットを説明し、理解と協力を得た。電子配信システムの選定では、複数の製品を比較検討した結果、invoiceAgent 文書管理との連携を重視しinvoiceAgent 電子取引を採用した。
invoiceAgent 電子取引の導入は、請求書発行数が多く効果が最も見込まれる冷蔵倉庫事業部門から開始した。得意先への影響も考慮し、入念なテストを実施するなど、約4ヶ月の準備期間を経て2023年10月に電子配信を開始した。その後、食品販売事業部門、通関事業部門にも順次展開し、電子配信率は順調に増加している。
2024年4月末現在、冷蔵倉庫事業部門では請求書の73％を電子配信に切り替え、月間約3万6000枚の紙を削減。通関事業部門は68％で月間約900枚、食品販売事業部門は67％で月間約1万1000枚のペーパーレス化を実現している。8月時点では冷蔵倉庫事業部門の電子配信率は80％を超えている。
ペーパーレス化により、印刷・封入封緘・郵送にかかるコストを大幅に削減した。請求書発送作業に伴う時間外労働も削減され、働き方改革にも貢献している。「請求書は早く発送したいので、発行日が休日の場合でも発送作業が必要だった。ペーパーレス化よりも課題感が強かった休日の作業を解消できたことをうれしく思います。請求書発送作業の為に時間外労働していた社員からも喜ばれています」と横浜冷凍総合企画部係長の大西宏幸氏は語る。
横浜冷凍では現在、社内からの要望を受け、在庫証明書と在庫報告書の電子配信化を準備している。