相鉄ビルマネジメント、契約書管理サービスで顧客対応と業務効率を改善
2025年4月3日15:22｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
相鉄ビルマネジメントは、契約確認業務の効率化と顧客対応の迅速化を目的に、契約書管理サービス「Contract One」を採用した。4月3日、Contract Oneを提供するSansanが発表した。
相鉄ビルマネジメントはショッピングセンターやオフィスビルなどの管理・運営業務を行う企業。営業部門では、新規の出店交渉をする際に既存テナントとの競合条件に違反しないかを確認するため、顧客との商談・交渉時に契約書を頻繁に確認する必要があった。同社では不動産業界の慣行に従い紙での契約締結が多く、これらの契約書は本社のキャビネットで管理されていた。そのため、本社勤務でない社員が契約内容を確認するには、都度本社の担当者に契約書のスキャンとデータ送付を依頼しなければならず、確認に時間がかかり交渉・商談が長引き、本社担当者への問い合わせ対応も大きな業務負担となっていた。
こうした課題を解決するため同社は、2023年1月にContract Oneを導入し、紙の契約書をクラウド上で一元管理して、全ての社員の手元のPCから契約内容を確認できる環境を整備した。現在は4000件以上の契約情報を蓄積し、営業担当者が商談中でも自ら必要な契約情報へ直ちにアクセスできるようになった。
Contract Oneには、AIを活用した検索機能や要約機能が搭載されており、営業担当者は必要な情報を即座に確認し顧客対応を迅速に行えるようになった。また、契約管理担当者への問い合わせが減少したことで業務効率化も実現している。
相鉄ビルマネジメントでは、本社が海に近いという立地条件から、激甚化・頻発化する自然災害への対応強化も課題だった。Contract Oneの導入で契約書をデータ化するとともに、同サービスの原本保管サービスを活用しセキュアな外部倉庫で原本を保管し、リスクマネジメント体制も構築できた。
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