大分県、消耗品発注システムで ペーパーレス化と業務効率化を推進

　大分県は、県内における事務業務の効率化を目指し、インフォマートが提供する「BtoBプラットフォーム TRADE」と「BtoBプラットフォーム 請求書」を採用した。4月10日、インフォマートが発表した。

　大分県ではこれまで、県内200の機関で年間約2万件の消耗品に関する支払事務が発生しており、電話、メール、FAXによる見積もり依頼や、見積書・請求書の手入力による転記ミス、支払い漏れなどが課題となっていた。そこで、見積もりから支払いまでをデジタルで完結できるクラウドサービスの導入を検討した。

　クラウドサービス上での取引が本庁初の試みとなるため、法令や県の規則との照合を重視し、BtoBプラットフォームがLGWAN接続に対応している点が、セキュリティ面で最も安心できると判断した。また、消耗品発注で取引の多い民間事業者5社に事前に意見を聞いたところ、サービスの利用に賛同を得られたことも決め手となった。

　BtoBプラットフォーム TRADEを通じ、文房具、事務用品、事務機器、医療用消耗品などの10万円未満の物品購入において、見積依頼から見積書の提示、発注、納品、検査、支払いまでの完全ペーパーレス化を実現した。BtoBプラットフォーム 請求書では、請求書の入力作業が不要となり、審査担当者が請求書に記載された金額や債権者、口座情報をチェックする必要がなくなった。

　会計管理局審査・指導室室長は「庁内の業務効率化はもちろん目指すところだが、同時に民間事業者側でも、自社の既存システムと連携させ入力作業などの業務負荷を軽減するなど、会社の効率化につなげてもらいたい。地元企業が取り組むDXの一助として展開してもらえたら」と述べている。

　大分県は今後、庁内職員の利用件数を増やすとともに、「大分県消耗品発注システム」を他自治体の参考となるようなシステムに育てていくことを目指す。

ニュースリリース

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