ミニット・アジア・パシフィック、「バクラク」で経費精算を刷新

　ミニット・アジア・パシフィックは、経費精算業務の効率化を目的に、AIクラウドサービス「バクラク」を採用した。8月20日、バクラクを提供するLayerXが発表した。従来の手書きと郵送によるアナログな申請プロセスを刷新し、AI機能を活用することで手入力や差し戻しをなくし、申請者とバックオフィス双方の業務負担軽減を目指す。

　日本全国で「ミスターミニット」を250店舗以上展開するミニット・アジア・パシフィックでは、従来、従業員が手書きで作成した経費精算書に領収書を添付し、週に一度、本社の経理部門へ郵送するというアナログな運用を行っていた。移動費や備品購入費、出張旅費など多岐にわたる経費の申請において、手入力と郵送の手間がかかるだけでなく、二重申請のリスクや、申請者ごとの記入方法のばらつきによる確認作業の煩雑化、紙媒体の管理負担などがバックオフィス部門の課題となっていた。

　バクラクの導入により、各店舗のスタッフは支給されているスマートフォンで領収書を撮影するだけで、AI-OCR機能が自動でデータを読み取り、経費申請を完結できるようになった。これにより、手書きや郵送といった物理的な作業が不要となり、申請者の入力工数を大幅に削減する。システムには領収書の重複申請を自動で検知する機能も備わっており、人為的なミスを未然に防ぐことが可能だ。

　また、申請内容の不備をAIが一次確認し、申請者に指摘する「AI申請レビュー」機能も活用する。これにより、経理担当者による差し戻しや問い合わせにかかる工数を削減し、申請業務全体の質を向上させる。さらに、多店舗運営企業で頻繁に発生する組織変更や人事異動に対応するため、未来の組織図を予約設定できる機能や、柔軟な承認経路の設計機能を活用。ワークフローのメンテナンス工数を最小限に抑えながら、適切な内部統制の維持を支援する。

　ミニット・アジア・パシフィックは、「バクラク導入前は、申請のガイドラインはあるものの各個人で記入方法などばらつきがあったため内容の確認に時間を要し、領収書など紙の管理を含めたバックオフィスの業務負担が課題だった。導入後は申請のばらつきがなくなり、紙での管理も必要なくなったことで、バックオフィスの業務改善につながっている。申請者にとっても申請作業の簡略化につながり、承認ステータスも申請者自身で確認できるため問い合わせの機会も減少した。管理者側だけでなく申請者にとっても効率的に運用できる結果となり、会社全体にとって良い導入となった」とコメントしている。

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