青山合同税理士法人、クライアント別管理に対応した経費精算基盤を構築

　青山合同税理士法人は、税理士事務所特有のクライアント別管理に対応し、経費精算業務の省力化を図るため「invox経費精算」を採用した。1月27日、invoxが発表した。20年ぶりにシステムを刷新したことで、手入力作業や確認負担を大幅に軽減し、経理業務の効率化を実現した。

　青山合同税理士法人は、上場企業から個人資産家まで幅広い顧客に税務・会計サービスを提供している。2025年1月の合併を経て、従業員規模は約120名に拡大した。同法人では約20年前に自社開発した経費精算システムを利用してきたが、Windows11への移行に伴う動作保証の問題から、早急な代替システムが求められていた。毎月約200通にのぼる請求書の印刷や郵送業務についても、顧客からの電子化要望の高まりを受けて見直しが必要となっていた。

　新システムの選定にあたり、士業特有の「交通費などの立替経費をクライアント単位で管理し、請求書へ反映させるフロー」を再現できる柔軟性を重視した。複数の主要サービスを比較検討する中で、多くのベンダーが対応困難とする中で、invoxは機能を組み合わせた運用案を提示した。同シリーズの「invox発行請求書」との連携により請求業務も統合できる点や、将来的な受取請求書の管理まで拡張できる可能性、料金体系の安定性などを評価し、採用を決めた。

　導入プロセスでは、専任のサポートを受けながら、約1200件のクライアント名をプロジェクト機能に登録。これにより、従来の運用を維持したままスムーズな移行を果たした。運用開始後は、振込データの自動出力が可能になり、ネットバンキングへの手入力作業が不要になった。交通費精算では経路検索や定期区間控除の機能を活用し、領収書もAI OCR（光学文字認識）による自動データ化を行うことで、申請者と承認者双方の入力・突合時間を削減している。

　システムの導入により、経理の締め作業に余裕が生まれるなど、すでに具体的な効果を実感している。同法人は今後もシステムの活用を通じて、業務全体の負担軽減と品質向上を推進していく。

　青山合同税理士法人は、「知名度の高いサービスの中には、当初から断られるケースもあった。そうした中でinvoxは、私たちの要望を丁寧にヒアリングし、理想の運用に近付ける提案をしてくれた。できないと断じるのではなく、方法を一緒に探してくれた姿勢は大きな信頼につながっている」としている。

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