三原市役所、クラウド型マニュアルシステム導入で業務効率化と市民サービス向上へ
2024年10月15日16:30｜ニュース｜CaseHUB.News編集部
三原市役所は、スタディストの自治体向けクラウド型マニュアル作成・共有システム「Teachme for Public」を導入した。10月9日、スタディストが発表した。職員間の業務知識の共有、引継ぎの効率化、問い合わせ対応業務の削減に加え、市民向けマニュアルの公開によるマイナンバーカードの利用促進や市民向けサービスの向上を目指す。
多くの地方自治体では、定期的な職員の異動に伴い、業務の引き継ぎが課題となっている。三原市役所でも、マニュアルのフォーマットが統一されておらず、アクセスしにくいなどの問題があった。また、デジタル化戦略課では、職員からのシステム利用関連の問い合わせ対応に時間を要していた。さらに、市民向け手続きの電子化が進んでも、マイナンバーカードや電子手続きの方法が分からずに市役所を訪れる市民も多いとの課題もあった。
これら課題解決のために、Teachme for Publicを導入した。同システムを使うことで、画像を中心とした分かりやすいマニュアルを作成、共有が可能となる。異動時の引継ぎを効率化するだけでなく、ノウハウが残る体制構築も目指す。また、職員からの問い合わせ対応時間の削減、市民向けマニュアル公開による市民サービスの向上も図る。
Teachme for Publicは、多くの民間企業での活用実績、LGWANへの対応、マニュアルの作りやすさ、見やすさなどを評価して採用した。三原市役所では、今後、庁内のマニュアルを随時Teachme for Publicに移行し、最終的には約300点のマニュアルを完成させる予定だ。2025年3月頃からは市民向けのマニュアルも公開し、市民サービスの向上にも取り組む。デジタル化戦略課では、Teachme for Publicの導入により、まずは職員からの問い合わせ対応時間の年間72時間削減を目指す。