シオノギヘルスケア、位置情報サービスで在席管理を効率化　人探し時間を短縮

　シオノギヘルスケアは、フリーアドレス導入に伴うオフィス内の在席管理とコミュニケーションの活性化を目的に、ビーキャップの屋内位置情報サービス「Beacapp Here」を採用した。6月3日、ビーキャップが発表した。全社で支給しているスマートフォンを活用し、オフィス内における従業員の所在地の見える化で、人探しの時間を劇的に削減し業務効率化につなげている。

　シオノギグループのヘルスケア事業を担う同社は、2025年11月にオフィスを移転した。以前のオフィスではフロアが複数に分かれていたことに加え、新型コロナウイルス感染症を機に在宅勤務の導入やフリーアドレス化を進めた結果、社員同士の接点が減少してコミュニケーションの機会が少なくなっていたことが課題だった。特にマーケティング部門などでは、至急の社内審査や相談が発生した際、対象の社員をフロア間で行き来しながら探し回る必要があり、入れ違いの発生や業務の遅延を招く原因になっていた。

　選定にあたっては、全社員に配布済みのiPhoneを利用できるため導入が容易である点を評価した。また、大掛かりな工事を行う必要がなく、オフィス内にビーコンを設置するだけで簡単に位置情報を検知できる仕組みも採用のポイントになった。導入時には営業職などの懸念に配慮し、オフィスの外では位置情報が一切取得されない仕様であることを説明会や動画を通じて丁寧に周知した。

　さらに、全員が利用して初めて効果を発揮するツールであることから、定着化に向けた運用を徹底した。導入初期には、設定不備によって居場所を検知できない状態を防ぐため、不備のパターンに合わせたフォローメールを週に1回配信。この出し分け対応を継続したことで不備率を2から3％程度にまで抑え、ログイン率100％の維持を達成している。

　導入後は、150名の利用者が79箇所の検知エリアで行き来する中で、人探しの時間が短縮された。社内アンケートでは回答者の約86％が「人を探す時間が短くなった」と回答。従来は居場所の特定に5から10分、あるいは1日の中で合計30分から1時間ほど費やしていた人探しの時間が30秒から1分程度にまで短縮され、業務のスピードアップと心理的な負担軽減を実現した。

　現在のオフィスでは、業務内容に応じて働く場所を主体的に選ぶABW（Activity Based Working）の考え方を推進しており、多くの社員が1日に3回ほど座席を移動して流動性を高めている。今後は取得した滞在データを活用し、オープンミーティングスペースの利用状況やエリアごとの利用属性を分析してオフィスの最適化に役立てる考えだ。また、本社だけでなく東京拠点との連携も強化し、拠点間を行き来するマネージャーの出社・在席状況の可視化を進める。

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