トータルブレーン、プロカンシリーズで労務と収支を統合　朝の電話確認をゼロに

　セールスプロモーション事業を展開するトータルブレーンは、PROCANが開発・提供する収支管理システム「プロカン」および労労務管理システム「プロキャス」を採用した。6月22日、PROCANが発表した。現場運営と案件別利益管理を連動させることで業務効率化を進め、全体の業務負荷を約40％削減した。

　トータルブレーンは、イベントや販促プロモーションなど多様な案件を同時並行で運営している。導入前はスタッフのキャスティング、出発・到着確認、勤怠管理、給与計算、案件の収支管理をExcelやオンプレミスシステム、電話連絡を中心に運用していた。特に大きな負担となっていたのが、イベント当日の朝4時からスタッフ一人ひとりへ電話をかける起床・出発確認業務であり、長時間労働や担当者の精神的負担が常態化していた。また、複数部門が関わる中で案件ごとの正確な利益把握や個人の利益貢献の可視化が難しく、公平な評価制度の構築や人材定着に課題を抱えていた。

　システム選定において同社は、スタッフ管理から案件別の原価管理、収支管理、締め作業までを一連の業務としてつなげられる点を評価した。プロキャスでスタッフのスケジュールや出発確認をアプリ上で完結させ、さらにプロカンと連携することで現場の運用データと利益管理が分断されず、リアルタイムに数字を把握できる環境が整うことから採用を決めた。直感的でシンプルな操作性により、60代のスタッフでも問題なく運用できる点も決め手となった。

　導入の効果として、当日のスタッフの起床・出発情報がアプリへ自動集約され、イレギュラー発生時のみアラートが届く仕組みに変わったことで、朝4時の電話確認業務がほぼゼロになった。案件終了後にプロキャスへ入力した稼働実績データが案件ごとの原価に自動反映されるため、請求漏れや原価漏れのミスが減少し、月末の締め作業時間は従来の約3分の1に短縮された。

　また、外出先やリモート環境からも業務に対応できるようになり、コロナ禍でも出社人数を制限しながらフルリモートで業務を継続した。この結果、売上はコロナ前比で倍増し、営業利益も大きく伸長している。さらに、案件ごとの利益貢献が可視化されて公平な評価制度の設計が可能になったことや、働き方の改善が重なったことで人材の定着が進み、社員の離職率は導入前比で3分の1以下へ改善した。

　トータルブレーン取締役の濱田文人氏は、「導入前は手作業だった稼働実績データの原価反映や月末の締め作業などが、今ではミスが起きにくい業務フローとして仕組み化されている。労力が減るだけでなく、現場の精度も上がるため、結果として事業も伸ばしやすくなる。現場オペレーションを安定させたい企業には有効だと感じている」とコメントしている。

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