横浜国際平和会議場、基幹システムを刷新　特殊な施設予約や見積業務を効率化

　横浜国際平和会議場は、複合MICE施設（企業会議：Meeting、報奨・研修旅行：Incentive Travel、国際会議：Convention、展示会・イベント：Exhibition/Event）の運営を最適化するため、Salesforceをベースにした新たな基幹システムを構築した。7月6日、導入を支援したフロッグウェルが発表した。他社が対応困難とした特殊な予約や見積の要件を、独自設計と個別開発で解消。営業活動から会計連携までを統合し、施設運営全体の効率化を図る。

　横浜国際平和会議場は、日本最大級の複合MICE施設として知られる。同施設では従来の基幹システムにおいて、機能拡張の限界や処理速度の面で課題を抱えており、業務効率化に向けた刷新が急務となっていた。しかし、広大な展示場や会議室の予約管理、利用日数と備品が複雑に組み合わさる見積作成業務は極めて特殊である。一般的なSalesforceの標準機能や既存パッケージだけでは対応が難しく、他社からは同プラットフォーム単体での構築は困難との指摘もあった。

　同社は、現行システムの複雑な仕様を理解した上で、Salesforce上で最適に再現できるフロッグウェルの設計力を評価し、パートナーに選定した。フロッグウェルは標準機能とスクラッチ開発の切り分けを精緻に設計し、コストを抑えた現実的なロードマップを提示した。

　構築した新システムでは、顧客管理から催事管理、見積、請求、入金、会計連携までを一体化。フロントオフィスとバックオフィスで共通利用できる、一気通貫の業務プラットフォームを実現した。

　特に現場業務の利便性向上に向けては、二つの個別開発を実施した。一つは、操作性を重視したカスタム施設予約カレンダーである。施設ごとの空き状況を一画面で把握でき、予約登録時には対象催事と直接のひも付けが可能となった。これにより、予約の目的を即座に把握できる。さらに、カレンダー上へのテキストメモ記入や、予約の区切り線表示にも対応し、ダブルブッキングや確認ミスの防止に寄与する。

　もう一つは、日数と明細が縦横に可変する見積画面だ。施設利用では商品と利用日数という二次元的な要素が組み合わさるため、標準機能では対応が難しかった。そこで、予約日数に応じて入力項目が動的に変化するマトリクス型の画面を開発し、複雑な催事でも直感的かつ正確な見積作成を可能にした。

　これにより、営業活動から入金・仕訳といったバックオフィス業務までが一つのシステムでシームレスに連携するようになった。高度な個別開発を伴いながらもコストを抑えた点も評価されている。今後は、この基盤を活用して顧客体験の向上と、より効率的な施設運営を進めていく。

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