クリエイティブヨーコ、クラウド刷新で情報共有と統制両立　外部転送を安全化

　クリエイティブヨーコは、グループウェア「Google Workspace」とファイル転送ソリューション「Cmosy Pocket」を採用した。吉積情報の導入支援「MY START」を活用して運用を開始している。8月24日、吉積情報が発表した。組織間の情報共有不足による業務の手戻りを防ぐとともに、キャラクター資産などの機密データを保護しながら安全に外部と送受信できる環境を整えた。

　長野市に本社を置くクリエイティブヨーコは、ペット用品・ペットファッションや生活雑貨を企画・販売する企業だ。オリジナルキャラクター「しろたん」やペット用品ブランド「PET PARADISE（ペットパラダイス）」などを展開し、商品企画・開発から販売までを自社で一貫して手掛けている。

　同社では、社内のIT環境に課題があった。メールクライアントはOutlookとThunderbirdが混在し、ファイルサーバーにはオンプレミスのNASを利用していた。また、業務別に組織が分かれていたため、部門間の情報連携が円滑に進まないケースもあった。たとえば、商品開発部門が設計を完了して生産発注部門へ引き継いだ後に、納期の再調整が必要になるなど、手戻りが発生していた。さらに、社外とのファイル共有では複数の無料ファイル転送サービスが個別に利用され、パスワード付きZIPファイルを別送するPPAPも残っていた。利便性と統制を両立したファイル共有の仕組みを整備し、情報漏洩リスクを低減することも急務となっていた。

　こうした課題を解消するため、同社はGoogle Workspaceと、Google ドライブを活用した社外との安全なファイル送受信を支援するGoogle Workspace拡張サービス「Cmosy Pocket」を採用した。Cmosy Pocketは、Google ドライブの社外共有を制限するポリシーを維持したまま、社外の取引先などとファイルを送受信・共有できるサービスである。

　選定では、生成AI「Gemini」との統合による業務の高度化を見据えられる点に加え、Googleが提供するセキュリティ基盤を評価した。さらに、Google ドライブの外部共有を一律で禁止する厳格な運用方針を採用し、その例外となる社外とのファイル授受はCmosy Pocketに集約した。これにより、Business Standardエディションをベースに、現場の利便性を確保しながら、ファイル共有の統制強化と情報漏洩リスクの低減を図れると判断した。

　導入プロジェクトでは、吉積情報が最繁忙期を避けた作業分解図（WBS）を策定して支援した。二重配信期間の検証やMXレコードの切り替え、中国拠点におけるGmail送信エラーの解消などを経て、段階的に本番環境へ移行した。PC作業の少ない全店舗スタッフ向けには「Frontline Starter」ライセンスを配布し、本部や他店舗との連絡手段を整えた。

　システム刷新により、企画部門や生産部門、店舗間でリアルタイムな情報共有と共同編集が浸透し、業務の効率化が進んでいる。店舗スタッフが電話中心で行っていた問い合わせもチャット経由となり、情報の取りこぼしが低減した。現場主導の取り組みとして、AIツール「NotebookLM」を活用した社内マニュアルチャットボットの構築や、Google Chat用の「しろたん」カスタム絵文字の登録など、自発的なツール活用も広がっている。外部とのデータ授受はCmosy Pocketへ一本化し、社内連絡はチャットを中心とする運用ルールを徹底したことで、不審な添付ファイル付きメールの検知が容易になり、ガバナンスが強化された。

　クリエイティブヨーコ情報物流部情報物流課課長の油科政治氏は、「Google Workspaceを導入するからといって、これまでの自社の組織文化や仕事のやり方をすべて捨てる必要はない。大切にしてきた技術やアイデンティティを残しながら、コラボレーションを推進して業務を効率化できる。Cmosy Pocketも現場の利便性を落とさず管理者がコントロールできる環境作りに最適だ」とコメントしている。

　今後は、ECサイトでの商品画像や商品説明文の作成におけるGemini活用を進めるほか、「Google AppSheet」や「Google Apps Script（GAS）」による業務アプリ開発も視野に入れ、さらなる効率化を目指す。

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