ホクレンくみあい飼料、稟議の電子化で決裁を迅速化　契約業務まで自動連携

　ホクレンくみあい飼料は、エイトレッドのクラウド型ワークフロー「X-point Cloud」を活用し、申請承認業務のペーパーレス化を進めている。8月24日、エイトレッドが発表した。出張などによる役員の不在時でも迅速な決裁を可能にし、工場の改修工事といった意思決定の遅滞リスクを解消した。さらに電子契約システムや文書管理システムとも連携させ、契約締結から保管までの一気通貫な体制を整えた。

　ホクレンくみあい飼料は、北海道の酪農畜産事業者向けに家畜用配合飼料の製造販売を手がける飼料メーカーだ。釧路や十勝などに製造工場を構えており、設備や工場の改修工事が頻繁に発生する。従来は紙の書類で稟議書を回付していたため、経営層や管理職が出張などで不在の場合に決裁が停滞し、工期の遅れにつながる経営リスクを抱えていた。また、管理番号の手動採番や承認後のファイリングなど、紙書類の処理に伴う事務負担も課題となっていた。

　こうした状況を解消するため、グループ企業の視察を通じて実績を確認したうえでX-point Cloudを採用した。紙の帳票レイアウトをそのまま再現できるフォーム作成機能を備え、利用者の違和感を抑えて移行できる点を評価した。加えて、他システムとのデータ連携を容易にする外部出力オプションや、社用タブレットから安全に承認作業を行えるクライアント証明書といった追加機能の存在も決め手となった。

　導入にあたっては、稟議書など利用頻度の高い申請から着手し、段階的に適用範囲を拡大した。承認経路が複雑化するのを防ぐため、役職指定機能を活用して申請者が承認者を指定できるように設定を簡略化し、少人数での効率的な立ち上げを進めた。

　現在では15部署、120名以上の社員が同システムを利用しており、運用する申請書は16種類に及ぶ。約6年間の運用で申請件数は約5万7000件に達した。タブレットを活用した場所を選ばない承認体制により、以前は3日ほど要していた工場からの起案承認が1日で完了する例も出るなど、意思決定のスピードが改善した。番号の自動採番や書類保管の不要化により、管理部門の事務負担も軽減された。

　さらに2025年には電子契約システムを導入し、X-point Cloudとの連携を開始した。ワークフロー上で承認された申請データを電子契約システムへ自動連携し、契約締結後は文書管理システムへ自動保管される仕組みを構築した。これにより紙のやり取りや収入印紙の貼付が不要となり、契約業務全体の効率化とコスト削減を果たした。

　今後はAIやRPAの活用を進め、業務システム間の連携をさらに深めていく。管理部長の田中匡史氏は「複数の業務システムのハブとして相互にデータ連携できる環境を築けたのは、今後のデジタル化施策を進めるうえで大きな強みになる。この環境を生かし、業務効率化をさらに前進させていきたい」としている。

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