リベロ、Re:lation導入で社宅代行メール対応を効率化　年間約500万円の工数削減

　リベロは、インゲージが提供するコミュニケーションプラットフォーム「Re:lation」を採用した。7月22日、インゲージが発表した。社宅管理代行サービスにおける月最大7000件のメール問い合わせ対応を一元管理し、対応の可視化と業務標準化を推進。導入から1カ月で現場へ定着させ、年間約500万円相当の工数を削減した。

　リベロは、新生活を迎える人と事業者をつなぐプラットフォームを展開し、法人向けの転勤者サポートや社宅管理代行サービスなどを手がけている。同社の契約管理部では、仲介会社や管理会社から寄せられる月最大7000件もの問い合わせにメール中心で対応していた。従来はGmailのグループアドレス運用を行っていたが、誰がどの案件を進めているかが可視化されず、処理漏れや二重対応のリスク、初期対応の遅れといった課題を抱えていた。特に不動産調整業務は期日が厳格であり、手動でのステータス管理や社内チャットとの往復といったアナログな運用の効率化が強く求められていた。

　こうした背景を受け、同社は複数のツールを比較検討した結果、Re:lationの導入を決めた。選定にあたっては、現場社員へのヒアリングを通じて確認された「直感的な操作性」や、繁忙期のスポットメンバーでも短時間で習得できる扱いやすさを評価した。また、同部署には約50名のシフト制メンバーが在籍しており、出社日が異なる環境下でもコメントやメンション機能を活用することで、担当者不在時の情報共有や引き継ぎを確実に実施できる点も選定の決め手となった。

　導入プロジェクトでは、現場の戸惑いを最小限に抑えるため、詳細な業務フローに沿ったマニュアルの作成や社内説明会を事前に入念に行う工夫を凝らした。これにより、新入社員からベテランまで幅広い層が揃う組織でありながら、1カ月足らずで新たな運用体制を確立させた。

　導入後は、問い合わせ対応の一元管理によって案件の進捗状況が可視化され、手動での割り振りや二重対応が解消された。細かなラベル管理やメールテンプレートの活用により入力作業の高速化と回答品質の均一化を実現し、年間約500万円相当の工数を削減している。さらに、誤送信などを防ぐ承認依頼機能は、新入社員やスポットメンバーの教育ツールとしても効果を発揮している。

　今後は、さらなる業務標準化を進めるとともに、Re:lation上でのメール返信支援などAI機能の活用も視野に入れ、契約管理業務全体のさらなる自動化と効率化を目指していく。

　リベロ 契約管理部の清野桃花氏は、「導入時にしっかりと手順を整備し説明会を開いたことで、1カ月もかからずに全員が新しい運用をスタートできた。テンプレートの活用や承認依頼機能は工数削減に貢献しており、新人でも一定のクオリティを保って対応できている。Re:lationは業務を支える不可欠な基盤であり、今後はメール返信支援などでのAI活用も含め、さらなる業務改善につなげていきたい」と語っている。

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