SmartHR、労務業務の期限管理を「ActRecipe」で自動化　属人化も解消

　SmartHRは、労務業務の属人化解消や効率化、持続可能な組織体制の構築を目的に、アクトレシピのiPaaS「ActRecipe」を採用した。6月8日、アクトレシピが発表した。自社の人事労務ソフトと直接連携して期限管理やリマインド作業を自動化し、作業工数と担当者の心理的負担を削減したという。今後は対象社員への直接通知など、さらなる業務の自動化を検討する考えだ。

　SmartHRでは従来、有期雇用の労働契約や在留資格、障害者手帳の期日、時短勤務の期間といった管理が必要な業務で、定期的に対象社員のデータを抽出して目視で確認していた。これらの業務では、確認漏れのリスクや対応の負担が大きいことが課題となっていた。また、大量のリマインド送信が必要な作業を効率化するため、自前でGoogle Apps Script（GAS）を用いた自動化プログラムを構築して運用していたが、特定の担当者しか保守できず業務の属人化が発生していた。

　同社はこうした課題を踏まえ、担当者に長期的な休職や退職が生じた場合でも業務が停止しない体制を構築するために、特定業務向けの自動化連携機能がパッケージとして提供されているActRecipeの採用を決断した。

　導入した連携パッケージは三つで、一つ目は、自社の人事労務ソフト「SmartHR」から雇用契約終了日などのデータをActRecipeが直接取得し、期日を迎える対象者を自動抽出して労務担当者へ通知する機能だ。表計算ソフトやCSVファイルを介さずに通知の仕組みを構築した。

　二つ目は、従業員の年齢や家族構成などの属性情報を基にした法改正対応の通知で、40歳を迎えた社員への介護サポート制度の自動周知などを行い、法令遵守と省力化を進めている。三つ目として、勤怠の未入力者や健康診断の未予約者に対して、チャットツールを用いて大量かつ効率的に自動リマインドを送信する仕組みの運用も予定している。

　自前のプログラムの運用からActRecipeへ移行したことで、特定の担当者に依存していた期限管理業務のブラックボックス化が解消された。また、ファイル操作を挟まないシステム間の直接連携により労務業務の効率が飛躍的に向上したほか、手動の転記作業が削減され、入力ミスの防止や情報の最新化にもつながっている。加えて、月に1回、全従業員のデータを手動で書き出して目視で行っていた期日管理作業がなくなり、自動で通知を受け取る運用に変わったことで、担当者の精神的負担も大幅に軽減されたという。

　SmartHR労務部門の真田美寛氏は、「ActRecipeはSmartHRと直接API連携ができるため、ファイル操作の手間なく自動リマインドが飛ぶ環境が作れ、労務担当者にとって圧倒的な効率化と安心感をもたらしてくれている」とコメントしている。今後は労務担当者への通知にとどまらず、対象の社員へ直接通知が届き、担当者は待つだけで業務が完結する仕組みを検討するという。今回の取り組みの成果を踏まえ、労務部門だけでなくコーポレート部門全体へも活用の輪を広げていく方針だ。

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