ジェイアンドシー、Teachme Bizで貿易実務を可視化　社内問合せ7割減

　ジェイアンドシーは、貿易実務の属人化解消および業務の標準化に向け、スタディストのAIマニュアル「Teachme Biz」を採用した。7月27日、スタディストが発表した。受発注をはじめとする業務手順を画像や動画で可視化・一元管理することで社内問い合わせを約7割削減したほか、繁忙期の発注書作成に伴う特定メンバーの残業を大幅に削減した。

　ジェイアンドシーは日本の菓子や食品、日用雑貨などを世界20カ国以上へ届ける輸出入貿易商社で、売上高が50億円から100億円規模へと急成長している。一方で、2万を超える取扱アイテムや90におよぶ顧客ごとの特殊条件といった貿易実務が担当者の頭の中に蓄積されており、担当者不在時に業務が停滞する属人化が課題となっていた。また、社員の3分の1を外国籍社員が占める環境において、従来のオフィスソフトを用いたマニュアルではフォーマットが統一できず、教育が特定の指導者に依存していた。

　同社は全社で一括管理できる仕組みを模索するなかで、直感的な操作性や、言語に依存せず画像・動画で視覚伝達できる点を評価し、Teachme Bizの導入を決めた。

　導入にあたっては、属人化の要因となっていた基幹システムの受発注操作手順を画面録画で動画マニュアル化。説明文を簡潔にまとめ、直感的に理解できる工夫を施した。また、複雑な対応が必要な顧客向けには、顧客管理システム内にTeachme Bizの手順書リンクを配置し、作業時に正しい手順を確認できる仕組みを整えた。「トレーニング機能」を活用した他部署向けの業務理解講座も実施し、全社への浸透を進めた。

　導入後は、書類作成や注文情報の共有に関する社内の質問・確認作業が1日約20件から5〜6件へと減少した。また、難易度の高いギフト商品の発注書作成時間が1件あたり1時間半から約40分へと短縮し、他のメンバーでも対応可能になったことで繁忙期における特定メンバーの残業が軽減された。条件見落としによる金銭的損失リスクの防止や、退職時のスムーズな業務引き継ぎも実現している。

　今後は、頻繁に変更される貿易ルールに合わせてマニュアルをタイムリーに更新する運用を徹底するとともに、ポータルページ機能や新人教育向けのトレーニング機能の活用を進める。さらに、現在推進中のDXプロジェクトにおいて業務フロー図とTeachme Bizを連携させ、組織全体で事業プロセスと作業手順をより深く理解できる環境整備を目指す。

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